《企业档案工作规范》解读
第七章 企业档案工作业务建设
四、企业档案收集工作要求
7.5.2 分类方案应依据企业管理职能,结合档案形成特点制定,并应保持相对稳定性和可扩充性。分类方案应附有分类说明。
1.企业档案分类方案的结构
企业档案分类方案由编制说明、类目表、类别号三部分组成。
(1)编制说明
编制说明是分类方案的前置部分,是对企业档案分类方案的编制目的与原则、分类的依据、体系结构、类目设置与标识以及档案的实体排架等若干问题的解释,是使用企业档案分类方案的指南。
(2)分类表
类目表是分类方案的主体部分,是由纵向类目和横向类目构成的,它将企业各职能活动中所形成的全部档案按类目进行划分排序,并以图表的形式表示出来,类目表能够反映出企业全部档案的类目体系。分类表有三种形式,即分类体系表、分类类目细分表、分类主题词表。
(3)类别号
确定对档案进行类别标识的代字代号,并对档案排列方法做一说明。
2.编制企业档案分类方案的要求
(1)要保证企业档案分类方案类目体系的严整性。企业档案分类方案的类目体系是分类方案的主体,它是各级类目构成的一个横向和纵向关系的等级系统。横向表现了各级同位类之间的并列关系,形成了各级“类别”;纵向表现了上位类与下位类之间的从属关系,构成了一个个“类系”。
(2)要体现企业档案分类方案类目体系的可包容性。企业档案分类方案必须具有足够的容量,其类目设置要能够体现和容纳企业档案的全部内容,使每一种和每一部分企业档案,都能够在分类方案的类目体系中找到自已应有的合理位置,并力求简明易懂,便于检索。
(3)要保持企业档案分类方案的相对稳定性。企业档案的分类关系到档案管理工作的全局。如果档案的分类发生变化,将会牵一发而动全身,引起档案管理工作的一系列变化,有些工作甚至要从头做起。因此,企业档案的分类方案应具有更长的适用期,一经确定,必须保持相对的稳定。
3.企业档案分类方案的编制方法和步骤
(1)调查研究
要熟悉企业档案的分类规则、理论与方法,研究和掌握本企业档案的内容构成和形成特点。
(2)形成类系
根据企业档案分类方法与库藏档案的基本種类设置档案大类,划分其属类,进行类目排序,形成企业档案类目体系。
(3)给定类别号
为企业档案的每个类目固定相应的代字或代号。
(4)制成文件或图表
将形成的企业档案类目体系用文字叙述或图表的形式表达出来。类目表现形式主要有三种:图示法、表格法、缩行法。
(5)撰写说明
指出企业档案分类方案的编制依据、分类标准、类目代字或代号的使用方法。
4.企业档案分类基本方法
档案的分类就是根据企业职能及其档案的来源、时间、内容、特点、形式和相互联系,把一个立档单位形成的全部档案按照一定的准则分门别类,形成一个相互具有从属关系和平行关系的有机系统,达到便于科学管理与检索利用的目的。对企业档案进行科学分类,是企业档案整理工作的一项核心内容,包括确定分类方法、制订分类方案、编制分类号。档案分类的质量在很大程度上取决于分类方法的确定是否科学合理。类目设置应涵盖企业档案的全部内容,并保持相对稳定,还要留有一定的余地。分类号的编制力求简明扼要,方便实用。
(此部分未完待续)
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