文/云南省曲靖市第一人民医院 狄亚霞 申思
根据公立医院高质量发展的相关要求，院史馆已成为推动公立医院高质量文化发展的重要抓手和传承医院精神的重要载体。基于院史馆建设研究医院档案规范化管理，对推进医院档案建设工作具有重要的作用和意义。
（一）院史馆建设的目的和意义。国务院办公厅印发的《关于推动公立医院高质量发展的意见》（国办发〔2021〕18号）指出，要建设特色鲜明的医院文化，挖掘整理医院历史、文化特色和名医大家学术思想、高尚医德，提炼医院院训、愿景、使命，凝聚支撑高质量发展的精神力量。医院文化是推动医院发展的主要动力，也是一所医院区别于其他医院最核心的部分。院史馆在展现医院文化、快速宣传医院文化中的作用越来越明显，是留住医院记忆，凝聚发展动力，激发工作活力的“主阵地”和“主战场”。随着信息技术和展陈布局的专业化发展，院史馆不仅仅局限在采用展板、实物展示等单一的图文展示方式上，而更多采用智能化、交互式的展厅设计形式，运用数字多媒体互动等手段吸引了更多的参观者，带来更大的文化冲击，得到越来越多医院的“青睐”。
（二）院史馆与医院档案的关系。院史馆建设是使得医院静态档案“活起来”“动起来”的主要方式之一。院史馆建设需要收集大量的档案资料，包括文件、图片、声像、奖牌奖状证书，以及能反映医院发展历程和发展成果的医疗设备设施、器材或职业服装等实物。这些资料主要来源于医院档案室。因此，医院档案规范化管理的程度直接影响院史馆的建设工作，院史馆建设也是检验医院档案规范化管理程度的一把重要标尺。桂莉、彭雪琴等学者对院史馆和档案的规范管理、日常管理进行了研究，认为建设院史馆是对档案资料的全面梳理、编研、利用的过程，提出加强档案资料的修复保护、开发利用、信息化建设等相关建议。
（三）云南省曲靖市某医院院史馆建设的基本情况。云南省曲靖市某医院始建于1938年6月，是滇东地区首家西医医疗机构。目前已发展成为一所集医疗、教学、科研、康复、预防为一体的三级甲等综合医院，创造了独特的“惠民泽世、仁德济滇”惠滇文化。2022年，医院决定筹建院史馆，笔者全程负责收集整理档案资料，参与院史馆设计等相关工作。
（一）医院档案室归档资料难以满足院史馆建设多样化需求。医院作为事业单位，需要收集整理的档案资料主要有文书、人事、会计、科研教学、基建、医疗等，资料门类多、范围广。医院档案一般采取综合档案和专题档案管理的形式，综合档案管理负责对全院专题档案工作进行指导。综合档案管理主要是负责文书档案的归档和利用工作。医院一般都按照国家档案局印发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行档案收集和归档管理。内容主要包括医院出台的相关制度，重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。而院史馆需要的史料资料更多的是图片、音像和实物等资料，相对文书档案，这些资料在收集过程中没有引起医院足够的重视。图片资料、音像视频每年由宣传科提交，主要是根据医院的大事记提供几张有参考价值的图片和音频，数量非常有限。部分声像档案由于储存在当时使用的设备上，如CD、VCD、磁带、软盘等，目前已没有相关的设备可以播放。实物档案主要收集医院获得的荣誉牌匾等，对有价值的老物件，如医院有特色的医疗设备，反映医院大事记的重要文书、图片等寥寥无几。因此，医院档案归档资料对满足院史馆建设需求还有一定的差距。
（二）专题档案收集整理不够全面。院史馆展陈布局是对医院发展历史的浓缩，主要凸显医院发展中的重大历史事件、重要人物、重大成就。这些“三重”一般以专题档案的形式呈现。医院档案受到长期以来医院档案征集方式单一，缺乏主动收集档案的创新意识和工作态度的影响，期间主要是收集相关重要文书、部分图片等，对其他相关内容收集不完善。如医院2005年“5·17”隧道坍塌救援，这次救援被称为“中国铁道史上的奇迹”，是医院在履行社会公益性上的一件大事、要事。而医院收集的资料非常有限，只有“大事记”记载和几张图片，具体的救援工作开展情况并没有收集齐全。人物档案也是院史馆收集的重点内容，然而医院对人物档案的收集工作基本处于空白状态。人事档案中有个人的基本情况，综合档案只收集了人物档案获得的相关荣誉文件，相关证书等。个人的相关事迹和有证明价值的相关物品，医院并没有注重收集。
（三）档案资料开发利用程度有待加强。档案管理部门对开发档案的意识不强、积极性不够、专业能力不足。利用档案挖掘医院典型事例、典型人物，发挥激励医院员工作用的成功案例非常缺乏。档案管理日常工作主要是收集、归档资料并按照相关要求进行保管。在利用档案方面，主要是通过查找相关文件、编撰院志等提供相关服务。
（四）实物档案的收集和评估机制不健全。实物档案是院史馆展陈物品中非常重要的内容。医院建院时间长，珍贵的实物档案非常多，但是在实际工作中由于实物档案不是医院档案管理中的重要内容，医院并没有重视实物档案的收集整理工作。档案馆里能使用的实物档案非常稀少，大部分实物档案散落在档案室之外。部分有价值的医疗设备被保管在医院的仓库里，没有进行规范管理。有些有价值的实物资料由于科室搬家或者清理等，被丢弃或者遗失。医院实物档案征集管理的相关制度不健全，部分实物档案持有者不清楚档案上交的相关流程和要求。在院史馆建设中，工作人员通过多种途径收集和征集了一部分有价值的实物资料，包括医院建院的相关照片、医院早期使用的病历诊断书、出生证明、注射器，不同时代使用的医疗设备等等。但是，由于没有明确档案价值评价标准，在对实物进行归档入馆的时候带有较强的主观倾向性。
（一）转变工作理念。为推进档案工作与医院高质量发展相协调。首先，从院领导到具体档案管理部门，要转变工作理念，深刻认识档案工作在医院高质量发展、依法治院中发挥的基础性作用。要挑选工作责任心与工作能力强，富有开拓创新思维的人进行档案的日常管理，不断提高服务意识，创新工作方式方法。其次，要建立健全档案管理相关制度。建立健全相关管理制度，强化档案全面管理，是促进档案事业高质量发展的重要基础。目前，档案工作存在的一些问题，与档案管理相关制度不完善、操作不标准、不规范有一定的关系。要进一步完善相关制度和标准流程，如明确归档的范围和内容，包括专题档案、人物档案、突发事件档案、院务公开档案等；
制定档案开发管理的激励考核机制，完善实物档案价值鉴定的相关标准等。再次，及时更新档案管理载体和平台。针对在院史馆筹建中，档案室的部分音频、视频档案资料无法使用的情况，及时更新存储载体至关重要。积极筹集数字档案馆，加快档案管理的信息化建设，是不断提升档案管理质量的有效手段。最后，重视档案学专业高层次人才的引进，为档案管理工作注入新鲜血液，并结合行业特点、时代发展相关要求进行精细化、智慧化的拓展管理。
（二）专题档案管理是医院档案精细化管理水平的具体体现。专题档案是规范医院档案管理的重要内容之一。由于专题档案相对一般档案的复杂性、系统性、关联性和周期不确定性等原因，建议从以下几个方面进一步加强。一是要重视专题档案资料的收集工作。医院中产生的历史记录资料，如等级医疗评审、公立医院绩效考核等等，在这些工作中产生了大量的图片、会议记录、上级部门的督导检查、工作推进报告、工作笔记、工作总结、治疗方案、防控措施等相关文书、图片、数据、实物等资料。要按照统一的标准分类收集整合，争取做到事前参与、提前干预。二是要加强专题档案的开发和利用工作。通过加强宣传报道、人物传记、主题展览、视频拍摄等多种形式，尽量全面系统反映事情的真实情况，为以后档案工作留下更多可以使用的素材。
（三）重视人物档案的开发工作。档案收集、整理、开发、利用是档案管理工作的主要职能职责。其中档案开发是将“静态档案”通过多种渠道和方式转换为“动态信息”，是发挥档案价值的有效手段。尤其是人物档案对激励员工、营造良好的社会声誉具有重要的作用。当前，人物档案建设内容主要包括常规人物档案编撰、查阅、展览、杂志出版等。人物档案在医院档案管理中一直处于空白的领域，由于人物档案受政治环境、时代背景等多方面的影响，医院在人物入档条件、相关事迹等方面比较谨慎。目前，只存档了人物档案的获奖、获评等相关文件，对获奖事迹没有太多详细的归档资料。部分医院有名人档案，普通人物事迹没有入档的“准入证”。医院要高度重视人物档案的开发工作，制定相关人物报道、宣传的工作标准，既要注重对名人档案的论文、手稿、笔记、编著等收集整理，也要通过多种途径、多种方式加强对临床一线人物的挖掘，不断完善人物档案。
（四）重视实物档案的收集整理工作。实物档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物品存在的具有保存价值的实物。包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等。实物档案是医院档案中的重要组成部分。医院要加强对实物档案的收集管理工作，建立健全实物档案收集整理工作机制，明确收集范围，特别是要注重收集能代表医院核心技术更新迭代淘汰的医疗设备设施，能反映医院一定时期所使用的工作服、院徽、办公用品、宣传通信设备，医院职工出版的专著等，这些都是实物档案收集的重点内容，可视情况进行留存。同时，要注重加强对实物档案价值鉴定工作。目前，我国档案鉴定的法律体系尚不健全，缺乏规范的管理制度，更多的档案价值鉴定研究还是针对文书档案方面，对实物档案价值鉴定研究较少。因此，建议根据医院工作特点和实际，完善制订实物档案价值评判的标准，并根据档案价值的大小，划分保管期限、判定其存、毁的具体业务工作，更好地强化实物档案管理。
医院档案是医院发展的重要记录和记忆，院史馆是留住医院记忆、传承医院文化的重要载体，医院档案和院史馆对推进医院高质量发展的重要性不言而喻。利用医院档案筹建院史馆，通过院史馆传承弘扬医院精神，具有一脉相承、相得益彰、相互促进的重要作用。通过院史馆建设，对医院档案管理存在的问题进行不断的完善和规范管理，助力档案管理工作再上新台阶，成为医院高质量发展的有效引擎。
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