文书档案的收集及整理[单选]1、（）是公文办理过程中的中心环节。（2分）拟办批办承办催办[单选]2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和下面是小编为大家整理的文书档案的收集及整理14篇,供大家参考。
文书档案的收集及整理篇1
[单选]
1、（ ）是公文办理过程中的中心环节。 （2分）
拟办
批办
承办
催办
[单选]
2、（ ）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 （2分）
2000年
2002年
2003年
2006年
[单选]
3、下面所列材料中属于归档范围的是（ )。 (2分）
收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。
一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
同级机关发来的不需贯彻执行的文件。
[单选]
4、以下哪个不是收文登记的形式？ （2分）
簿册式登记
签印式登记
卡片式登记
[单选]
5、催办分为（ ）两个方面。 （2分）
向上、向下
对内、对外
发函、电联
[单选]
6、以件为单位进行装订时，应在（ ）位置用不锈钢钉或线装订。 （2分）
上侧
右上侧
左侧 [单选]
7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（ ）计算页数。 （2分）
继续
合并
重新
[单选]
8、以下哪个不是文件的载体？ （2分）
竹简
纸张
光盘
[单选]
9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容： （2分）
归档年度
保管期限
作者
[单选]
10、著录时应注意 （2分）
题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；
“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。
[单选]
11、使用单件整理方法的单位必须使用（ ）。 （2分）
档案管理软件
密集柜
专用库房
[单选]
12、单份文件归档中，装盒排架不包括： （2分）
装盒
填写备考表
编号
[单选]
13、《档案目录》封面项目不包括： （2分）
全宗名称
责任者
全宗号 [单选]
14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
16、跨年度形成的文件材料，统一放入（ ）。 （2分）
开始年度
办结年度
归档年度 [单选]
17、采用（ ）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。 （2分）
年度分类法
机构分类法
保管期限分类法
[单选]
18、立卷法按文件（ ）或内容针对年度作为归档年度。 （2分）
成文日期
形成年度
办结年度
[单选]
19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法： （2分）
XX企业的会议纪要；
XX单位关于举办培训班经费的请示；
XX公司信息简报。 [单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是： （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
[单选]
21、（ ）是对收文的执行、办理或撰文答复。 （2分）
拟办
批办
承办
[单选]
22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？ （2分）
XX局党组会议记录
XX企业关于2003年财务统计报表
XX地区来往信件
[单选]
23、立卷法中，案卷的装订要注意： （2分）
将文件上原有的金属物全部去掉；
文件上原有的金属物不用去掉；
装订方法是二孔一线，位于文件左侧。
[单选]
24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（ ），边距为（ ）。 （2分）
6.5cm，
7.5cm，3.5cm
8.5cm，4.5cm [单选]
25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。 （2分）
全宗号
目录号
案卷号
[单选]
26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 （2分） 14 [单选]
27、（ ）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。 （2分）
规定
办法
条例
[单选]
28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有： （2分）
秘密等级
发文字号
公文标题
[单选]
29、（ ）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。 （2分）
定稿
正本
稿本
[单选]30、（ ）是对发文进行最后审定的决策性环节。 （2分）
签发
审核
缮印
[多选]
31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（） （2分）
内容组合法
文件名称组合法
工作活动组合法
问复文件组合法
[多选]
32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（ ） （2分）
年度—机构—保管期限
年度—问题—保管期限
年度—文号—保管期限
年度—保管期限 [多选]
33、同一年度的文件按件归档，装盒时（ ） （2分）
保管期限为永久的文件单独装盒
保管期限为30年的文件单独装盒
保管期限为10年的文件单独装盒
保管期限为定期的文件一起装盒
[多选]
34、文书档案保管期限表的基本内容包括： （2分）
类目
序号
归档范围
保管期限
[多选]
35、归档分类的类型有： （2分）
A.分文号
分年度
分机构
分保管期限
[多选]
36、单份文件归档中，必须著录的项目有： （2分）
文件题名
责任者
成文日期
归档年度
[多选]
37、单件整理方法常见的模式有： （2分）
部门整理
专人整理
个人整理
档案室整理
[多选]
38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写： （2分）
全称
简称
保管期限代码
不填
[多选]
39、单份文件归档中，著录时应注意： （2分）
有副题名的应录入；
文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；
页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；
著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。
[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有 （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
综合排列法
[判断]
41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。 （2分）
对
错 [判断]
42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。 （2分）
对
错
[判断]
43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。 （2分）
对
错
[判断]
44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。 （2分）
对
错
[判断]
45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 （2分）
对
错 [判断]
46、文件形成年度也就是文件的成文年度。 （2分）
对
错
[判断]
47、小于十六开纸的文件要托裱。 （2分）
对
错
[判断]
48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。 （2分）
对
错
[判断]
49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。 （2分）
对
错
[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。 （2分）
对
错
文书档案的收集及整理篇2
文书档案管理
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21、保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。
22、文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23、在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25、档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26、文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
29、检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。
文书档案的收集及整理篇3
一、名词解释
1、 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2、 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3、 公务文书
4、 事务文书
5、 上行文
6、 下行文
二、单项选择题
1、 下列选项中不属于文书性质的是（ ）。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2、 下列选项中不属于文书特点的是（ ）。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3、 下列选项中不属于档案性质的是（ ）。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4、 下列选项中不属于档案特点的是（ ）。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5、 下列选项中不属于古代公文的种类是（ ）。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6、 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（ ）
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7、 下列选项中不属于公务文书特点的是（ ）。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8、 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（ ）。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9、（ ）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10、 下列选项中对发文字号表述正确的是（ ）。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发（1996）02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1、 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2、 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3、 试述公务文书的作用与特点。
4、 如何恪守公文行文规则？
5、 如何正确选定公文文种？
二、
平时作业二
一、填空题
1、 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2、 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3、 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4、 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5、 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6、 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。
7、 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8、 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9、 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1、 文书处理程序的基本特征包括（ ）。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2、 文件签收的作用包括（ ）。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3、 收文登记的方法包括（ ）。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4、 文书整理归档是以件为单位进行（ ），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5、 文书整理归档的原则包括（ ）。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6、 《文件归档管理规则》提出了（ ）等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构（问题）分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7、 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（ ）等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1、 拟办的要求有哪些？
2、 发文审核的具体内容及要求有哪些？
3、 文书运转管理的基本原则包括哪些？
4、 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5、 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1、 档案统计工作：P244
2、 档案整理工作： P254
3、 档案保管： P271
4、 主题法： P283
5、 专门档案： P304
6、 大事记：P296
二、不定项选择题
1、 档案收集工作的主要内容包括（ ）。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2、 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（ ）。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3、 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（ ）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4、 档案整理工作中的所谓（ ），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5、 档案库房的类型包括以下（ ）。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6、 档案检索语言的类型包括（ ）。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7、 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（ ）。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8、 （ ）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9、 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（ ）。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10、 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（ ）。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1、 档案为什么必须以全宗为单位进行整理？
2、 请简述档案检索的内容。
3、 请简述档案参考资料有哪些特点。
4、 请简述人事档案的特点及作用。
5．试述电子文档管理的内容和原则。
6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；
按通讯者、内容和文种特征组卷；
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
文书档案的收集及整理篇4
高纲1405
江苏省高等教育自学考试大纲
30462 文书档案管理
南京师范大学编
XX省高等教育自学考试委员会办公室
Ⅰ 课程性质与课程目标
一、课程性质和特点
办理文书、管理档案这两项工作是自古以来所有社会组织中秘书工作不能缺少的内容。了解文书工作和档案工作的基本知识，掌握两项工作的操作技能，是每一个秘书人员必须具备的基本能力。“文书档案管理”课程正是为了培养和检验秘书学专业自学应考者上述两项工作的实际操作能力的一门应用课程。
“文书档案管理”是一门近些年才出现的新兴课程，是对原有的“文书学”和“档案管理学”两门课程主要内容的重新组合。文书和档案之间、文书工作和档案工作之间有着天然的密切关联，将“文书学”和“档案管理学”整合成一门课程，体现了这种密切关联，符合文书工作和档案工作一体化的时代趋势。尽管档案管理是秘书工作的一项重要任务，但长期以来，秘书学专业并没有一门专门研究社会组织档案管理的课程，只好借用了档案学专业的基础课程“档案管理学”。“档案管理学”中介绍的档案业务工作八个环节，只有收集、整理、鉴定几个环节与秘书工作关系密切，其余的业务环节——保管、编研、检索、提供利用、统计——与秘书工作关系不大。所以，全部套用档案管理的知识对秘书学专业的学生而言不仅是没有必要，还会造成主次不分、浪费时间和精力的弊端。秘书文档管理课程将档案管理学中与秘书工作关系密切的部分充分吸收，对没有关系或关系不大的部分进行删削或精简，突出秘书学的特点，让学生真正掌握在在将来的秘书工作中用得上的知识和技能。
二、课程目标
《文书档案管理》课程设置的目标，是为了使秘书学专业自学应考者了解文书在社会组织内部和组织之间的运作情况，掌握档案收集、管理和利用的知识和技能，从而具备必备的专业修养，以适应社会发展的需要。
本课程包括绪论在内，共分为12章。课程内容可以概括为基础知识和工作流程两个板块。基础知识板块介绍文书和档案的含义、特点、作用、关系，文书工作和档案工作的性质、内容、机构等内容。工作流程板块，依据秘书工作中文书档案工作前后顺序依次介绍文书的制作、文书的办理、文书的管理、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案保管、档案的检索、档案的提供利用、档案的编研和档案的统计。另外，为适应新形势的发展和学生毕业后主要在企业内任职的趋势，本课程还介绍了电子文件的管理和企业文档管理的内容。
三、本课程与相关课程的联系与区别
文书档案管理课程是在文书学和档案管理学基础上整合而来的，它与这两门课程之间的关系自然十分密切，文书档案管理有着和文书学、档案管理学基本一致的研究对象，文书档案管理包含文书学的所有内容和档案管理学的部分内容。除此而外，文书档案管理还与秘书学概论、秘书实务、秘书写作等秘书学专业课程有着千丝万缕的关联。
秘书学概论是研究和传播秘书、秘书工作的性质、规律、特点、组织、职能等秘书学知识的课程，属于秘书学学科体系中的基础理论学科，它与所有的秘书学课程都有关系，是对其他秘书学课程内容的抽象和概括。但作为“概论”，秘书学概论只对文书、档案、文书工作、档案工作粗略提及，不能详细展开。文书档案管理是秘书学基本原则和要求在文书工作和社会组织档案工作中的具体体现。
秘书实务和文书档案管理两门课程之间是从属关系，也即秘书实务的课程内容包含秘书文档管理的课程内容。所以，二者之间的关系相当密切。但是，由于秘书实务课程要介绍秘书工作所有重要的内容，涉及范围极广，因此对每项具体工作的介绍就相对简单和概括，而且多为基本程序和原则的介绍，对具体操作要领的介绍不够详细，也带有“概论”的性质。所以，秘书实务也不能取代更有针对性的其他实务类课程，社会组织文书工作和档案工作要依靠文书档案管理课程来详尽讲解。
秘书写作是研究社会组织所使用的各种实用文书，尤其是公文的写作过程和技巧的一门实践学科，是写作学和秘书学互相渗透产生的交叉学科，是写作学在秘书工作中的展开。就一般意义上说，秘书写作属于文书学的内容范围，属于文书工作中的“文书制作”环节。但，由于机关所使用的文书种类繁多，规范性、技巧性都很强，需要有专门的学科对其进行研究，于是秘书写作逐渐从文书学中独立出来，与文书学合理分工、互相补充。秘书写作主要研究各种公务文体的写作过程、写作格式、写作技巧，完成文本的拟写工作；文书学则承接其后，完成文件的审核、签发、缮印、用印、装订等技术性制作任务，并继续完成登记、封发、传递、签收、分文、拟办、批办、承办等办理环节，还要在制作、办理过程中及办理完毕之后对文件进行科学管理。
另外，文书档案管理还与管理学、计算机科学、网络传播等学科或专门知识有着这样或那样的关系。
四、课程的重点和难点
本课程的重点和难点是文书制作、文书办理、文书管理、档案的整理与保管、档案的检索与利用、档案的编研与统计。
Ⅱ 考核目标
本大纲在考核目标中，按照识记、领会、掌握三个层次规定其应达到的能力层次要求。三个能力层次是递进关系，各能力层次的含义是：
识记（Ⅰ）：要求考生能够识别和记忆本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求，做正确的表述、选择和判断。
领会（Ⅱ）：要求考生能够领悟和理解本课程中有关概念及原理的内涵及外延，理解相关知识的区别和联系，并能根据考核的不同要求对相关问题进行逻辑推理和论证，做出正确的判断、解释和说明。
掌握（Ⅲ）：要求考生能够准确领会本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求对相关问题进行分析和论证。
以上“识记”部分属于记忆能力层次；“领会”、“掌握”部分属于理解能力层次。
Ⅲ 课程内容与考核要求
绪论
一、学习目的与要求
了解秘书文档管理的内涵，明确秘书文档管理的研究对象和主要内容，能认知文档管理工作的重要性，能理解“秘书文档管理”与相关课程的关系，从而掌握该课程的概貌。
二、考核知识点和考核要求 1．识记：文档管理的概念。
2．领会：秘书文档管理的研究对象；
秘书文档管理的主要内容；
“秘书文档管理”与相关课程的关系。
3．掌握：文档管理工作的重要性。
第一章 文书和档案
一、学习目的与要求
了解文书和档案的含义、种类，理解文书和档案的关系，能认知到文书和档案的重要作用。
二、课程内容
文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。有广义和狭义两种理解，广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。文书和档案之间有着密切的关系，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。由于使用历史久远、使用领域广泛，文书和档案都有很多类别。文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用和教育作用。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会：文书、公文和文件三个概念的外延大小；
文书转化为档案需要具备的条件； 公文的种类； 档案的种类；
3．掌握：文书和档案的作用；
作为文字材料的文书的含义；
档案的定义包括的要素。
第二章 文书工作和档案工作
一、学习目的与要求
了解文书工作的含义、原则，档案工作的含义、性质、内容、原则，文书工
作组织和档案工作机构，理解文书工作和档案工作的关系。
二、课程内容
文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作，包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容。文书工作要坚持“及时、准确、安全、精简”八字原则。文书工作的组织机构由中心机构、专门机构和分支机构三个部分组成；文书工作的组织方式有集中形式和分散形式两种，不同的社会组织可根据需要进行选择。本书所说的档案工作是指档案业务工作，是一项管理性、服务性和政治性工作。档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编研八个环节。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国现阶段的档案工作机构主要包括社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。由于文书和档案之间特别密切的关联，文书工作和档案工作之间具有密不可分的关系。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书工作、档案工作、文书档案连锁法（民国）、文书工作组织机构、文书工作组织方式的概念。
2．领会：文书工作的含义；
文书工作的原则；
文书工作组织机构的分类； 档案工作的“三性”。
3．掌握：档案工作的基本原则；
文书工作和档案工作的关系。
第三章 文书制作
一、学习目的与要求
了解文书制作的过程，文书制作的要求，熟练掌握文书体式的全部内容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理论。
二、课程内容
文书制作是文书与档案管理的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。文书制作必须符合文书体式特点，遵循文书制作程序要求。文书体式包括公务文
书的写作要求和公文的特定格式。秘书人员只有不断提高公文写作水平，认真执行公文格式规范，严格掌控文书制作过程，才能保证文书制作的质量。文书制作过程中，陆续产生了不同的文书稿本，稿本又分为文稿与文本两类。不同的稿本产生于文书制作的不同阶段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，电子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。
2．领会：打字排版的注意点；
文件用印的注意点。
3．掌握：文书制作的要求；
公文眉首部分的六要素；
国家秘密的密级规定及保密期限； 公文标题的三要素。
第四章 文书办理
一、学习目的与要求
了解文书办理的含义和特点、文书办理的内容，掌握行文制度的相关内容，掌握收文办理和发文办理的相关程序，能做好内部文件的管理工作。
二、课程内容
文书办理工作由一些相互联系的工作环节构成，整个工作呈现出连续性、时效性、保密性、集成性和规范性特征。组织文书办理工作主要由收文和发文两大流程组成。收文主要指组织秘书组织接收来自不同层次组织的来文，并通过签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序进行办理；发文主要指组织通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序来制作并发出公文。在办文工作中，要熟知行文的关系、方式和规则并严格执行行文制度。除制发和管理通用文件之外，组织秘书人员更要对组织各个职能部门形成的内部文件做好监管和后期的保管，并积极地开展内部文件的利用服务工作。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书办理的含义（广义、狭义），收文办理、拟办、注办、注发、
内部文件、
2．领会：行文制度的三要素；
我国各级党政机关组织关系的四种类型；
文件处理单的基本格式；
承办工作的注意点；
内部文件的特点。 3．掌握：文书办理的特点；
文件暂行保管阶段的主要任务；
行文方式的六种类型；
行文规则的主要内容；
两次签收的任务；
批办的要求；
传递文件的主要方式；
秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。
第五章 文书管理
一、学习目的与要求
了解和掌握文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容及相应的管理制度。
二、课程内容
文书管理是指由社会组织文书部门和人员承担的文书保管、利用和清退等工作，即狭义的文书管理。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。文书管理要坚持统
一、分类、安全保密、方便利用几项原则。文书管理主要包括文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容，并分别建立相应的管理制度。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书管理、文书保管、文书清退的含义。 2．领会：保证文书安全的具体要求；
保守文件机密的具体要求；
文档管理工作的根本目的；
在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；
阅文室的作用。 3．掌握：文书管理的意义；
文书管理的原则；
文书保管的方法；
借阅制度的主要内容；
如何建设阅文室；
现行文件汇编的几种形式；
办好文件清理工作的注意事项。
第六章 文书工作与档案工作的衔接
一、学习目的与要求
了解文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集和价值鉴定，掌握立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，理解归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。
二、课程内容
文书终结处理包括立卷、归档、归档文件整理等环节，与档案工作的收集、价值鉴定、整理几个环节对应，它们是文书工作的最后阶段，也是档案工作的开始阶段，文书工作和档案工作在此衔接起来。本章将文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集、价值鉴定整合起来，具体讲述立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，然后依照组织内部文档工作的实际情况，介绍归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书终极处理、立卷、案卷、档案收集、档案价值鉴定、归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。
2．领会：文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”；
文书处理部门立卷的好处；
确定文件材料归档范围的依据和指导；
档案价值鉴定的原则；
档案价值鉴定最基本的方法；
我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；
机关文书档案的保管期限；
文书立卷的要求；
分类编号法的运用；
案卷标题的拟写；
案卷标题中的时间指向；
装订案卷的“三孔一线法”；
归档章的标准格式；
归档文件目录封面式样。 3．掌握：档案收集的作用；
档案价值鉴定的意义；
现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点；
具体档案价值鉴定工作的注意点；
档案保管期限表的结构；
档案保管期限表的类型；
文书立卷的步骤；
立卷类目的组成；
平时归卷工作的内容；
卷内备考表；
六个特征立卷法。
第七章 档案的整理与保管
一、学习目的与要求
掌握档案管理工作的含义及档案整理工作的内容，掌握全宗的基本含义，了解影响档案寿命的因素，掌握档案保管工作的任务及基本原则，了解档案库房及其整理，对档案的安全保护工作有理性认识。
二、课程内容
档案整理工作是将处于零乱状态的档案进行条理化的过程。档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，注意充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。主要内容包括区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制等。档案保管工作要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案寿命，维护档案的系统完整，保证档案安全。档案库房、档案装具及包装都要符合标准，应将各个库房统一编号，档案架、柜的排放应符合要求。要通过控制库房温湿度、保卫和保密、防火、防光和防尘等措施进行档案安全保护，对重要档案要实行异地备份。
三、考核知识点和考核要求
1、 识记：档案整理工作、全宗的概念。 2. 领会：构成立档单位的主要条件；
全宗的主要形式；
分类法中所属的判定；
—组织机构分类法；
组织机构—分类法；
—问题分类法；
问题—分类法；
案卷目录封面；
档案保管工作的基本原则；
档案库房建设的基本原则。 3. 掌握：档案整理工作必须坚持的原则；
档案整理工作的内容；
全宗的三个基本涵义；
跨文件处理方法；
影响档案寿命的人为因素；
档案保管工作的任务。
第八章 档案的检索与利用
一、学习目的与要求
了解在档案产生作用之前，档案的检索和利用环节是架起档案和利用者之间的桥梁；了解与掌握档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上的，档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。
二、课程内容
档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，而且更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。检索到的档案及其信息为档案作用的发挥奠定了基础，是用户实现需求目标不可缺少的内容。而档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。正是有了提供服务的理念，才有了众多直接和间接的利用形式。档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：档案著录、档案标引的概念。 2．领会：档案检索的两大部分；
存储过程的两大环节；
档案检索效率的查全率和查准率；
档案著录与标引的依据；
档案检索语言的两大类；
档案提供利用的方式。 3．掌握：档案检索系统的三要素；
档案检索的地位与作用；
《档案著录规则》的主要内容； 档案检索工具的作用。
第九章 档案的编研与统计
一、学习目的与要求
熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，了解档案统计和登记工作是，能准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳。
二、课程内容
档案编研和统计登记是机构档案管理流程中的重要环节，也是决定档案部门后期档案管理能力的重要因素。档案的编研是机构秘书人员从档案管理活动中衍生出的一项特殊职能，这项工作目的在于将已归档保存的文件经过进一步分类和集合，使其真实地反映机构发展变化的轨迹，并能为当前各项活动提供信息支撑和参考依据。因此熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，对于秘书人员来说是一项必备的能力。档案统计和登记工作是反映机构档案管理现状和维护正常档案管理秩序的工作，准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳是开展其他档案业务工作的基础。
三、考核知识点和考核要求
1、 识记：档案编研、大事记、组织沿革、档案统计的概念。 2. 领会：档案编研的意义；
现行档案文件汇编的编写要求；
大事记的结构；
组织沿革的结构。
3、 掌握：档案编研的主要内容；
现行档案文件汇编的特点；
现行档案文件汇编的结构；
大事记的种类；
组织沿革的形式；
组织沿革的体例；
档案统计的步骤；
档案利用效果登记簿。
第十章 电子文件管理
一、学习目的与要求
掌握国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中电子文件的定义；掌握电子文件有与传统纸质文件不同的特点；了解按照不同的标准电子文件的不同类别。了解对电子文件的鉴定和归档方式；了解电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。
二、课程内容
现代信息技术深入到社会生活方方面面的同时衍生出大量的电子文件。自从电子文件这一事物出现之日起，一些机构和学者都纷纷对其加以定义，形成了百花齐放、百家争鸣的局面。目前，在我国来，最具影响力的定义出自国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。电子文件有与传统纸质文件不同的特点，概括起来主要包括两个方面的不同，一是形式方面，二是内容方面。按照不同的标准电子文件有不同的类别。在鉴定方面，对电子文件主要进行两个层面的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定；电子文件的归档方式也有两种，分为物理归档和逻辑归档。电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。 2. 领会：常用电子文件存储格式；
电子文件的双重鉴定；
电子文件内容鉴定的步骤；
电子文件利用的特点；
电子文件在线利用的具体方式；
电子文件非在线利用的具体方法。 3. 掌握：电子文件的三要素；
电子文件处置工作的内容；
电子文件技术鉴定的具体过程；
电子文件保管的特点；
对电子文件载体保护的具体措施；
电子文件信息保护的技术措施；
电子文件内容信息保护的管理措施。
第十一章 企业文档管理
一、学习目的与要求
了解企业文档的基本构成、特点和作用；掌握企业文档工作的原则、任务和机构人员；熟悉依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务；掌握企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。
二、课程内容
企业文档是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，是企业各类活动的重要工具与真实记录。本教材前面章节所介绍的文档管理知识是针对所有社会组织的，自然也适用于企业。但考虑到企业文档管理有着独到的特色，而且秘书学专业的同学毕业后有相当一部分进入企业工作，从事企业文档工作，所以特设企业文档管理这一章。本章分析企业文档的基本构成、特点和作用，概述企业文档工作的原则、任务和机构人员，依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务予以阐述。中小企业（主要指民营企业）与外资企业是我国改革开放以来的新生事物并已成为我国经济转型中的重要部分，本章将探讨这些企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。在介绍企业文档管理业务的基础上，分别例举实例说明中小企业和外资企业文档的管理情况。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：企业文档、“三低一少”的概念。 2. 领会：企业文书工作的基本原则；
企业档案人员的要求；
企业档案信息提供利用时应注意的问题；
选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。 3. 掌握：企业文档的作用；
企业档案工作的基本原则；
大型企业文书工作机构层次和人员分布组成；
企业文件材料归档的基本要求；
企业档案信息开发利用的形式；
企业文档管理信息化的优越性；
企业文档管理信息化建设原则；
中小企业文档管理的现状与成因。
Ⅳ 关于大纲的说明与考核实施要求
一、自学考试大纲的目的和作用
本大纲是根据秘书学专业自学考试计划的要求，结合文书档案管理课程的特点而确定的。其目的是对个人自学、社会助学和考试命题进行指导和规定。
本大纲明确了文书档案管理课程学习的内容以及深广度，规定了文书档案管理课程自学考试的范围和标准。因此，它是编写自学考试文书档案管理课程辅导书的依据，是社会助学组织进行自学辅导的依据，是自学者学习教材、掌握课程内容知识范围和程度的依据，也是进行应用文写作课程自学考试命题的依据。
二、课程自学考试大纲与教材的关系
大纲是进行学习和考核的依据，教材是学习掌握课程知识的基本内容与范围，教材的内容是大纲所规定的课程知识和内容的扩展与发挥。大纲与教材所体现的课程内容应基本一致；大纲里面的课程内容和考核知识点，教材里一般也要有。反过来教材里有的内容，大纲里就不一定体现。
三、关于自学教材
《秘书文档管理》，丁晓昌、杨剑宇总主编，丁晓昌主编；高等教育出版社，2011年8月第1版。
四、关于自学要求和自学方法的指导 应考者在自学过程中应该注意以下几点：
1．学习前，应仔细阅读课程大纲的第一部分，了解课程的性质、地位和任务，熟悉课程的基本要求以及本课程与有关课程的联系，使以后的学习紧紧围绕课程的基本要求。
2．在阅读某一章教材内容前，应先认真阅读大纲中该章的考核知识点、自学要求和考核要求，注意对各知识点的能力层次要求，以便在阅读教材时做到心中有数。
3．阅读教材时，应根据大纲要求，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每个知识点。
4．学完教材的每一章节内容后，应认真练习，消化和巩固所学的知识，增加分析问题、解决问题的能力。
5．认真对待每一章节后所附思考题和案例分析。
五、对社会助学的要求
1．应熟知考试大纲对课程所提出的总的要求和各章的知识点。
2．应掌握各知识点要求达到的层次，并深刻理解各知识点的考核要求。 3．对应考者进行辅导时，应以指定的教材为基础，以考试大纲为依据，不要随意增删内容，以免与考试大纲脱节。
4．辅导时应对应考者进行学习方法的指导，提倡应考者“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动提出问题，依靠自己学懂，用于社会实践”的学习方法。
5．辅导时要注意基础、突出重点，要帮助应考者对课程内容建立一个整体的概念，对应考者提出的问题，应以启发引导为主。对文体写作知识，应重点帮助应考者理解文种的特殊要求和相近文种之间的差异。
6．注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导应考者逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题、分析问题和解决问题，将学到的知识用于社会实践。
7．要使应考者了解试题难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中都存在着不同难度的试题。
六、对考核内容的说明
1、 本课程要求考生学习和掌握的知识点内容都作为考核的内容。课程中各章的内容均由若干知识点组成，在自学考试中成为考核知识点。因此，课程自学考试大纲中所规定的考试内容是以分解为考核知识点的方式给出的。由于各知识点在课程中的地位、作用以及知识自身的特点不同，将对各知识点分别按三个认知（或叫能力）层次确定其考核要求。
2、 在考试之日起6个月前，由全国人民代表大会和国务院颁布或修订的法律、法规都将列入相应课程的考试范围。凡大纲、教材内容与现行法律、法规不符的，应以现行法律法规为准。
3、 按照重要性程度不同，考核内容分为重点内容、次重点内容、一般内容，在本课程试卷中对不同考核内容要求的分数比例大致为：重点内容占60%，次重 点内容占30%，一般内容占10%。
七、关于命题和考试的若干规定
1．本大纲各章所提到的考核要求中，各条细目都是考试的内容，试题覆盖到章，适当突出重点章节，加大重点内容的覆盖密度。
2．试卷对不同能力层次要求的试题所占的比例大致是：“记忆能力层次”20%，“理解能力层次”40%，“实践能力层次”为40%。
3．试题难易程度要合理，可分为四档：易、较易、较难、难，这四档在各份试卷中所占的比例约为2：3：3：2。
4．本课程考试试卷可能采用的题型有：单项选择题、多项选择题、填空题、名词解释、简答题、实务操作、案例分析等类型（见附录题型示例）。
5．考试方式为闭卷笔试，考试时间为150分钟，以自学考试主管行政机关公布的时间为准。试题量应以中等水平的应考者能在规定的时间内答完全部试题为度。
6．评分采用百分制，60分为及格。
在命题工作中必须按照本课程大纲中所规定的题型命制，考试试卷使用的题型可以略少，但不能超出本课程对题型的规定。
附录
题型举例
一、单项选择题（下列四个备选答案中只有一个是正确的，请选出正确的答案，并将其代码写在题干后面的括号内。）
最早提出“文件生命周期”概念的学者是（ ）
A. 美国学者菲利普·布鲁克斯 B. 英国学者罗吉尔·艾利斯
C. 美国学者詹姆斯·B·罗兹 D. 中国学者陈兆祦 参考答案： A
二、多项选择题（下列五个备选答案中有2至5个是正确的，请选出正确答案，并将其代码写在题干后面的括号内，多选、少选、错选均不得分。） 档案工作的“三性”分别是指（ ）（ ）（ ）（ ）（ ） A．管理性 B．保密性 C．服务性 D．政治性 E．程序性
参考答案： ACD
三、填空题
“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《 》中。 参考答案： 史记
四、名词解释
交拟 参考答案：
是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。
五、简答题
简述阅文室的作用。 参考答案：
⑴便于领导和相关人员安排阅读时间； ⑵提高文件周转速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文书工作效率。
六、实务操作题
请将下列文件立为四卷，立档单位为B市人民政府，并说明所使用的立卷特征。
⑴A市B区社会经济发展的调查报告
⑵合作开发红星湾问题的意向书 ⑶A市二○○○年灾情通报
⑷A市二○○○年五一劳动模范评定办法
⑸A市B区经济总体运行态势的预测报告
⑹A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定
⑺A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定
⑻C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函
⑼A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序
⑽A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要
⑾A市B区财政状况分析报告
⑿A市关于合作开发红星湾问题给C市的函
参考答案：
第一卷：⑴⑸⑾，责任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，问题特征； 第三卷：⑶⑽，问题特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，问题特征。
七、案例分析题
材料：
某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。
问题：分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。 参考答案：
⑴该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。
⑵问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷；二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。
文书档案的收集及整理篇5
一、名词解释
1、 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2、 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3、 公务文书
4、 事务文书
5、 上行文
6、 下行文
二、单项选择题
1、 下列选项中不属于文书性质的是（ ）。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2、 下列选项中不属于文书特点的是（ ）。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3、 下列选项中不属于档案性质的是（ ）。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4、 下列选项中不属于档案特点的是（ ）。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5、 下列选项中不属于古代公文的种类是（ ）。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6、 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（ ）
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7、 下列选项中不属于公务文书特点的是（ ）。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8、 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（ ）。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9、（ ）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10、 下列选项中对发文字号表述正确的是（ ）。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发（1996）02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1、 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2、 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3、 试述公务文书的作用与特点。
4、 如何恪守公文行文规则？
5、 如何正确选定公文文种？
二、
平时作业二
一、填空题
1、 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2、 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3、 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4、 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5、 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6、 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。
7、 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8、 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9、 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1、 文书处理程序的基本特征包括（ ）。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2、 文件签收的作用包括（ ）。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3、 收文登记的方法包括（ ）。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4、 文书整理归档是以件为单位进行（ ），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5、 文书整理归档的原则包括（ ）。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6、 《文件归档管理规则》提出了（ ）等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构（问题）分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7、 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（ ）等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1、 拟办的要求有哪些？
2、 发文审核的具体内容及要求有哪些？
3、 文书运转管理的基本原则包括哪些？
4、 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5、 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1、 档案统计工作：P244
2、 档案整理工作： P254
3、 档案保管： P271
4、 主题法： P283
5、 专门档案： P304
6、 大事记：P296
二、不定项选择题
1、 档案收集工作的主要内容包括（ ）。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2、 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（ ）。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3、 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（ ）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4、 档案整理工作中的所谓（ ），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5、 档案库房的类型包括以下（ ）。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6、 档案检索语言的类型包括（ ）。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7、 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（ ）。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8、 （ ）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9、 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（ ）。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10、 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（ ）。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1、 档案为什么必须以全宗为单位进行整理？
2、 请简述档案检索的内容。
3、 请简述档案参考资料有哪些特点。
4、 请简述人事档案的特点及作用。
5．试述电子文档管理的内容和原则。
6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；
按通讯者、内容和文种特征组卷；
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
文书档案的收集及整理篇6
文书档案工作之我见
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发
挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责
到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
八．做好校外来访人员的接待工作。
九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
十．严格执行保密制度。
3、强制度建设，建立长效培训机制。
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键
（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。
1、归档范围
（1）确定归档范围需考虑三个因素
A机关的职能活动
B文办理完毕
C有查考利用价值
（2）内容
A级针对本机关的指导性公文
B级机关主要职能活动中形成的公文材料
C级机关呈送的报请类公文
D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
（3）注意问题：
A合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时
C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录
2、归档时间一般在第二年6月底之前
3、归档要求
A类、份数以及每份文件的页数
B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；
C 案卷要系统排列，交接时履行手续；
D 字迹材料要符合耐久性要求；
E 公文必须是正式的生效的公文
（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。
（三）建立相关制度加强零散文件的收集
1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。
2、建立外出开会人员带回材料归档制度。
3、保证工作变动人员手中材料归档制度
(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整
1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。
2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。
3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。
4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。
五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值
1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。
2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。
3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。
4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。
5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：
a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。
b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。
d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。
e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。
f、将销毁清册归档保存。
行政081王燕
文书档案的收集及整理篇7
文书档案工作之我见
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发
挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责
到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
八．做好校外来访人员的接待工作。
九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
十．严格执行保密制度。
3、强制度建设，建立长效培训机制。
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键
（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。
1、归档范围
（1）确定归档范围需考虑三个因素
A机关的职能活动
B文办理完毕
C有查考利用价值
（2）内容
A级针对本机关的指导性公文
B级机关主要职能活动中形成的公文材料
C级机关呈送的报请类公文
D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
（3）注意问题：
A合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时
C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录
2、归档时间一般在第二年6月底之前
3、归档要求
A类、份数以及每份文件的页数
B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；
C 案卷要系统排列，交接时履行手续；
D 字迹材料要符合耐久性要求；
E 公文必须是正式的生效的公文
（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。
（三）建立相关制度加强零散文件的收集
1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。
2、建立外出开会人员带回材料归档制度。
3、保证工作变动人员手中材料归档制度
(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整
1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。
2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。
3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。
4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。
五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值
1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。
2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。
3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。
4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。
5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：
a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。
b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。
d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。
e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。
f、将销毁清册归档保存。
行政081王燕
文书档案的收集及整理篇8
文书档案管理
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21、保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。
22、文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23、在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25、档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26、文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
29、检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。
文书档案的收集及整理篇9
文书档案管理
⒈文书的作用：①指导作用②规范作用③联系作用④记载凭证作用。
⒉文书的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥试行本⑦修订本⑧各种文字文本。 ⒊行文制度是公文在撰写制作过程中必须遵守的规定和准则，主要包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等方面的内容。 ⒋认清行文关系：行文关系是指各级各类之间因文件往来而构成的关系。各个不同组织之间构成不同的组织关系。目前我国各级各类组织的关系主要有四种类型：领导与被领导关系、业务指导关系、平行关系与不相隶属关系。
⒌明确行文方向：行文关系决定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三种。
⒍确定行文方式：从行文方向来看，下行文可采取逐级行文、多级行文和直达行文等方式；上行文除采取逐级行文、多级行文，还可采取越级行文。 ⒎收文程序：签收、拆分、登记、分发、审核。 ⒏制文环节：草拟、审核、会商与会签、签发。
⒐制发环节：标注文件管理信息、复核、排版、校对、缮印、用印、登记、分发。 ⒑文件整理与归档工作的意义：⑴文件整理是档案整理的前提。⑵文件整理是文档管理的重要建设。⑶文件整理是开发档案信息资源的重要基础。⑷文件整理归档是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸归档是把文件转化为档案的重要标志。
⒒全宗是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 ⒓了解归档文件的整理：⑴整理单位①文件正本与不同稿本②正文与附件③正文与文件处理单④原件与复制件⑤转发文与被转发文⑥报表、名册、图册（本）⑦来文与复文⑵文件修整①修裱破损文件②复制字迹模糊或易褪色的文件③折叠超大纸张④去除易锈蚀的金属物⑶文件装订⑷归档文件的排列⑸归档文件的编号①件号❶室编件号❷编号项目 ②编号项目❶必备项目：全宗号、、保管期限、件号❷选择项目—机构（问题）项❸归档章 ⑹归档文件的编目①件号②责任者③文号④题名⑤日期⑥页数⑦备注⑺归档文件的装盒。 ⒔档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，实际业务工作多是后者。所以，档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。 ⒕鉴定档案价值的标准：鉴定档案价值时使用最广泛的基本标准是文件内容、文件的形成者、文件的形成时间、文件的名称以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。 ⒖文书档案的保管期限为永久和定期两类。定期一般分为30年和10年。 ⒗安装密集架对地面的承重能力有较高要求，若在二楼以上的房间内安装，楼板承受力一般需在600公斤/平方米以上。
⒘档案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。 ⒙科技档案的特点：⑴专业技术性⑵成套性⑶动态性⑷多样性⑸保密性。
⒚科技档案的归档要求：归档保管的科技档案的内容必须齐全、完整、准确、系统。载体材料应质地优良，不得有污损、受潮、破裂等现象。文件材料应采用耐用性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。文件材料应字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。大图纸应折成A4幅面。
⒛人事档案具有真实性、全面性、动态性和保密性的特点。
21、保管底片最适宜的温度是13℃~15℃，湿度为35%~45%。保管照片最适宜的温度为14℃~24℃，湿度为40%~65% 。
22、文档一体化系统一般包含文件管理、档案管理、数据维护、系统维护四个模块。
23、在现代，文书有两种含义。第一种指物，是人们在社会实践中为了记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。第二种指人，是对各级各类组织中管理文字材料工作人员的特定称谓。文书包括私务文书和公务文书。 24.档案室国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
25、档案的特点：一是档案来源广泛。二是档案内容具有社会实践性。三是档案的本质属性是原始记录性。四是档案必须是有价值的。五是档案的形式多样。
26、文书与档案的关系：文书是档案的前身，档案是文书的延续。文书是档案的主要来源之一，档案则是文书的主要归宿，所谓“今日之文书，明日之档案”就是这个意思。 27.参谋咨询：⑴认识档案咨询服务的类型。①按内容性质，可将档案咨询分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。②按难易程度分，可将档案咨询分为一般性咨询和专门性咨询。③按咨询形式，可将档案咨询分为口头咨询和书面咨询。⑵明确档案咨询服务的步骤。①接受咨询问题。②分析咨询问题。③查找档案材料。④答复档案材料。⑤建立咨询档案。 28.举办展览：Ⅰ认识档案展览的类型。⑴按展览的时间划分。①长期陈列②临时展览。Ⅱ案展出的内容划分：⑴综合性档案展览。⑵专题性档案展览。Ⅲ明确档案展览的形式⑴固定展览⑵网上展览⑶巡回展览。Ⅳ明确档案展览的组织⑴确定主题⑵精选材料⑶设计格局⑷保证档案安全。
28。提供阅览： ⑴熟悉档案阅览服务①选址适当②分区合理③设备齐全④制度健全⑤工作人员要有良好的工作作风和扎实的业务基本功。⑵了解档案外借服务①借阅证制度②代卷（盒）卡制度③借阅审批制度④催还和续借制度。
29、检索档案：Ⅰ了解档案检索工作的内容⑴存储阶段的主要内容。①著录标引②编制检索工具⑵查找阶段的主要内容①确定查找内容②查找。Ⅱ熟悉档案的著录、标引。Ⅲ了解档案检索工具的种类。⑴按体例分①目录②索引③指南。⑵按载体形式分①书本式检索工具。②卡片式检索工具。③缩微式检索工具。④机读式（电子）检索工具。⑶按检索范围分①以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。②以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。③以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。④以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。⑷按功能分。①馆藏性检索工具②查找性检索工具③介绍性检索工具。Ⅳ编制档案检索工具。⑴案卷目录⑵全引目录⑶全宗指南①立档单位的历史概况②全宗档案概况③档案的内容与成分。
文书档案的收集及整理篇10
一、名词解释
1、 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2、 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3、 公务文书
4、 事务文书
5、 上行文
6、 下行文
二、单项选择题
1、 下列选项中不属于文书性质的是（ ）。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2、 下列选项中不属于文书特点的是（ ）。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3、 下列选项中不属于档案性质的是（ ）。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4、 下列选项中不属于档案特点的是（ ）。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5、 下列选项中不属于古代公文的种类是（ ）。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6、 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（ ）
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7、 下列选项中不属于公务文书特点的是（ ）。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8、 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（ ）。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9、（ ）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10、 下列选项中对发文字号表述正确的是（ ）。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发（1996）02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1、 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2、 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3、 试述公务文书的作用与特点。
4、 如何恪守公文行文规则？
5、 如何正确选定公文文种？
二、
平时作业二
一、填空题
1、 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2、 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3、 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4、 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5、 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6、 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。
7、 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8、 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9、 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1、 文书处理程序的基本特征包括（ ）。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2、 文件签收的作用包括（ ）。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3、 收文登记的方法包括（ ）。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4、 文书整理归档是以件为单位进行（ ），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5、 文书整理归档的原则包括（ ）。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6、 《文件归档管理规则》提出了（ ）等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构（问题）分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7、 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（ ）等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1、 拟办的要求有哪些？
2、 发文审核的具体内容及要求有哪些？
3、 文书运转管理的基本原则包括哪些？
4、 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5、 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1、 档案统计工作：P244
2、 档案整理工作： P254
3、 档案保管： P271
4、 主题法： P283
5、 专门档案： P304
6、 大事记：P296
二、不定项选择题
1、 档案收集工作的主要内容包括（ ）。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2、 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（ ）。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3、 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（ ）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4、 档案整理工作中的所谓（ ），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5、 档案库房的类型包括以下（ ）。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6、 档案检索语言的类型包括（ ）。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7、 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（ ）。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8、 （ ）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9、 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（ ）。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10、 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（ ）。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1、 档案为什么必须以全宗为单位进行整理？
2、 请简述档案检索的内容。
3、 请简述档案参考资料有哪些特点。
4、 请简述人事档案的特点及作用。
5．试述电子文档管理的内容和原则。
6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；
按通讯者、内容和文种特征组卷；
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
文书档案的收集及整理篇11
[单选]
1、（ ）是公文办理过程中的中心环节。 （2分）
拟办
批办
承办
催办
[单选]
2、（ ）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 （2分）
2000年
2002年
2003年
2006年
[单选]
3、下面所列材料中属于归档范围的是（ )。 (2分）
收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。
一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
同级机关发来的不需贯彻执行的文件。
[单选]
4、以下哪个不是收文登记的形式？ （2分）
簿册式登记
签印式登记
卡片式登记
[单选]
5、催办分为（ ）两个方面。 （2分）
向上、向下
对内、对外
发函、电联
[单选]
6、以件为单位进行装订时，应在（ ）位置用不锈钢钉或线装订。 （2分）
上侧
右上侧
左侧 [单选]
7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（ ）计算页数。 （2分）
继续
合并
重新
[单选]
8、以下哪个不是文件的载体？ （2分）
竹简
纸张
光盘
[单选]
9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容： （2分）
归档年度
保管期限
作者
[单选]
10、著录时应注意 （2分）
题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；
“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。
[单选]
11、使用单件整理方法的单位必须使用（ ）。 （2分）
档案管理软件
密集柜
专用库房
[单选]
12、单份文件归档中，装盒排架不包括： （2分）
装盒
填写备考表
编号
[单选]
13、《档案目录》封面项目不包括： （2分）
全宗名称
责任者
全宗号 [单选]
14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
16、跨年度形成的文件材料，统一放入（ ）。 （2分）
开始年度
办结年度
归档年度 [单选]
17、采用（ ）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。 （2分）
年度分类法
机构分类法
保管期限分类法
[单选]
18、立卷法按文件（ ）或内容针对年度作为归档年度。 （2分）
成文日期
形成年度
办结年度
[单选]
19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法： （2分）
XX企业的会议纪要；
XX单位关于举办培训班经费的请示；
XX公司信息简报。 [单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是： （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
[单选]
21、（ ）是对收文的执行、办理或撰文答复。 （2分）
拟办
批办
承办
[单选]
22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？ （2分）
XX局党组会议记录
XX企业关于2003年财务统计报表
XX地区来往信件
[单选]
23、立卷法中，案卷的装订要注意： （2分）
将文件上原有的金属物全部去掉；
文件上原有的金属物不用去掉；
装订方法是二孔一线，位于文件左侧。
[单选]
24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（ ），边距为（ ）。 （2分）
6.5cm，
7.5cm，3.5cm
8.5cm，4.5cm [单选]
25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。 （2分）
全宗号
目录号
案卷号
[单选]
26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 （2分） 14 [单选]
27、（ ）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。 （2分）
规定
办法
条例
[单选]
28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有： （2分）
秘密等级
发文字号
公文标题
[单选]
29、（ ）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。 （2分）
定稿
正本
稿本
[单选]30、（ ）是对发文进行最后审定的决策性环节。 （2分）
签发
审核
缮印
[多选]
31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（） （2分）
内容组合法
文件名称组合法
工作活动组合法
问复文件组合法
[多选]
32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（ ） （2分）
年度—机构—保管期限
年度—问题—保管期限
年度—文号—保管期限
年度—保管期限 [多选]
33、同一年度的文件按件归档，装盒时（ ） （2分）
保管期限为永久的文件单独装盒
保管期限为30年的文件单独装盒
保管期限为10年的文件单独装盒
保管期限为定期的文件一起装盒
[多选]
34、文书档案保管期限表的基本内容包括： （2分）
类目
序号
归档范围
保管期限
[多选]
35、归档分类的类型有： （2分）
A.分文号
分年度
分机构
分保管期限
[多选]
36、单份文件归档中，必须著录的项目有： （2分）
文件题名
责任者
成文日期
归档年度
[多选]
37、单件整理方法常见的模式有： （2分）
部门整理
专人整理
个人整理
档案室整理
[多选]
38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写： （2分）
全称
简称
保管期限代码
不填
[多选]
39、单份文件归档中，著录时应注意： （2分）
有副题名的应录入；
文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；
页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；
著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。
[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有 （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
综合排列法
[判断]
41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。 （2分）
对
错 [判断]
42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。 （2分）
对
错
[判断]
43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。 （2分）
对
错
[判断]
44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。 （2分）
对
错
[判断]
45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 （2分）
对
错 [判断]
46、文件形成年度也就是文件的成文年度。 （2分）
对
错
[判断]
47、小于十六开纸的文件要托裱。 （2分）
对
错
[判断]
48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。 （2分）
对
错
[判断]
49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。 （2分）
对
错
[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。 （2分）
对
错
文书档案的收集及整理篇12
文书档案工作之我见
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发
挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责
到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
八．做好校外来访人员的接待工作。
九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
十．严格执行保密制度。
3、强制度建设，建立长效培训机制。
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键
（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。
1、归档范围
（1）确定归档范围需考虑三个因素
A机关的职能活动
B文办理完毕
C有查考利用价值
（2）内容
A级针对本机关的指导性公文
B级机关主要职能活动中形成的公文材料
C级机关呈送的报请类公文
D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
（3）注意问题：
A合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时
C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录
2、归档时间一般在第二年6月底之前
3、归档要求
A类、份数以及每份文件的页数
B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；
C 案卷要系统排列，交接时履行手续；
D 字迹材料要符合耐久性要求；
E 公文必须是正式的生效的公文
（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。
（三）建立相关制度加强零散文件的收集
1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。
2、建立外出开会人员带回材料归档制度。
3、保证工作变动人员手中材料归档制度
(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整
1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。
2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。
3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。
4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。
五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值
1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。
2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。
3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。
4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。
5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：
a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。
b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。
d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。
e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。
f、将销毁清册归档保存。
行政081王燕
文书档案的收集及整理篇13
摘 要：从现如今社会发展的现状中可以看出，文书档案管理工作的重要性日益突出。
随着信息技术的高效普及和发展，文书档案的管理方式也发生了明显的变化。
由于传统的文书档案管理工作的发生弊端展现，无法促进档案管理工作的高效进行。
文书档案的收集方法和整理形式都应该在原有的基础上进行创新，这样才能够促进档案管理工作的长足发展。
本文中，笔者主要对文书档案的收集方法和整理形式进行分析，仅供参考。
关键词：文书档案；收集；整理
文书档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。
为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的收集和整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。
1 文书档案收集规范化
收集是档案工作赖以存在的基础。
档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。
如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。
档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。
（1）文书档案收集的要求
收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。
具体要求，主要有以下几点：对按规定欲接收的文书档案实行验收制。
档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。
对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。
特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收集，决不能强行收集。
（2）收集的范围。
档案文书收集的范围主要有以下几个方面：
1、各机关文书档案室所保存的重要文书档案。
这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的"有关规定，在档案室内保存一定时期（十年、二十年或三十年），档案馆要按时接收过来。
有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。
2、各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。
各单位所形成和保存的重要文书档案。
各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。
其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。
这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。
3、收集的手续。
在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。
收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。
对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。
清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。
因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。
二是立据。
办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。
“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关（单位）、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。
所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。
2 文书档案整理的具体做法
（1）文书档案管理工作的整理方法
做好文书档案的整理工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。
为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。
通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨：
1、 年度分类。
所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。
在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。
经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。
2、组织机构分类法。
根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。
它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3、问题分类法。
按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
（2）文书档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。
一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。
不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。
（3）文书档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。
所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。
重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
3 如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。
抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。
首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。
这个过程可以有主要和次要之分。
按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。
其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。
再者，编辑制作计算机辅助程序。
这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。
找出其中相一致的内容，方便储存和使用。
第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。
并按照分类标准与保管期限等进行划分。
4 结语
新时期下企事业单位的核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的，档案管理工作是否有序高效直接影响着企事业单位的工作进程。
因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。
充分利用现有的网络资源，把新时期文书档案的收集与整理工作推向新台阶。
参考文献
[1] 于春林。 浅析现代档案管理工作创新的手段，民营科技，2011.8.
[2] 苏静静。文书档案立卷改革之我见[J]。现代交际，2009(7)。
[3] 凌霄。浅谈文书档案的管理办法[J]。才智，2012(21)。
文书档案的收集及整理篇14
高纲1405
江苏省高等教育自学考试大纲
30462 文书档案管理
南京师范大学编
XX省高等教育自学考试委员会办公室
Ⅰ 课程性质与课程目标
一、课程性质和特点
办理文书、管理档案这两项工作是自古以来所有社会组织中秘书工作不能缺少的内容。了解文书工作和档案工作的基本知识，掌握两项工作的操作技能，是每一个秘书人员必须具备的基本能力。“文书档案管理”课程正是为了培养和检验秘书学专业自学应考者上述两项工作的实际操作能力的一门应用课程。
“文书档案管理”是一门近些年才出现的新兴课程，是对原有的“文书学”和“档案管理学”两门课程主要内容的重新组合。文书和档案之间、文书工作和档案工作之间有着天然的密切关联，将“文书学”和“档案管理学”整合成一门课程，体现了这种密切关联，符合文书工作和档案工作一体化的时代趋势。尽管档案管理是秘书工作的一项重要任务，但长期以来，秘书学专业并没有一门专门研究社会组织档案管理的课程，只好借用了档案学专业的基础课程“档案管理学”。“档案管理学”中介绍的档案业务工作八个环节，只有收集、整理、鉴定几个环节与秘书工作关系密切，其余的业务环节——保管、编研、检索、提供利用、统计——与秘书工作关系不大。所以，全部套用档案管理的知识对秘书学专业的学生而言不仅是没有必要，还会造成主次不分、浪费时间和精力的弊端。秘书文档管理课程将档案管理学中与秘书工作关系密切的部分充分吸收，对没有关系或关系不大的部分进行删削或精简，突出秘书学的特点，让学生真正掌握在在将来的秘书工作中用得上的知识和技能。
二、课程目标
《文书档案管理》课程设置的目标，是为了使秘书学专业自学应考者了解文书在社会组织内部和组织之间的运作情况，掌握档案收集、管理和利用的知识和技能，从而具备必备的专业修养，以适应社会发展的需要。
本课程包括绪论在内，共分为12章。课程内容可以概括为基础知识和工作流程两个板块。基础知识板块介绍文书和档案的含义、特点、作用、关系，文书工作和档案工作的性质、内容、机构等内容。工作流程板块，依据秘书工作中文书档案工作前后顺序依次介绍文书的制作、文书的办理、文书的管理、档案的收集、档案的整理、档案的鉴定、档案保管、档案的检索、档案的提供利用、档案的编研和档案的统计。另外，为适应新形势的发展和学生毕业后主要在企业内任职的趋势，本课程还介绍了电子文件的管理和企业文档管理的内容。
三、本课程与相关课程的联系与区别
文书档案管理课程是在文书学和档案管理学基础上整合而来的，它与这两门课程之间的关系自然十分密切，文书档案管理有着和文书学、档案管理学基本一致的研究对象，文书档案管理包含文书学的所有内容和档案管理学的部分内容。除此而外，文书档案管理还与秘书学概论、秘书实务、秘书写作等秘书学专业课程有着千丝万缕的关联。
秘书学概论是研究和传播秘书、秘书工作的性质、规律、特点、组织、职能等秘书学知识的课程，属于秘书学学科体系中的基础理论学科，它与所有的秘书学课程都有关系，是对其他秘书学课程内容的抽象和概括。但作为“概论”，秘书学概论只对文书、档案、文书工作、档案工作粗略提及，不能详细展开。文书档案管理是秘书学基本原则和要求在文书工作和社会组织档案工作中的具体体现。
秘书实务和文书档案管理两门课程之间是从属关系，也即秘书实务的课程内容包含秘书文档管理的课程内容。所以，二者之间的关系相当密切。但是，由于秘书实务课程要介绍秘书工作所有重要的内容，涉及范围极广，因此对每项具体工作的介绍就相对简单和概括，而且多为基本程序和原则的介绍，对具体操作要领的介绍不够详细，也带有“概论”的性质。所以，秘书实务也不能取代更有针对性的其他实务类课程，社会组织文书工作和档案工作要依靠文书档案管理课程来详尽讲解。
秘书写作是研究社会组织所使用的各种实用文书，尤其是公文的写作过程和技巧的一门实践学科，是写作学和秘书学互相渗透产生的交叉学科，是写作学在秘书工作中的展开。就一般意义上说，秘书写作属于文书学的内容范围，属于文书工作中的“文书制作”环节。但，由于机关所使用的文书种类繁多，规范性、技巧性都很强，需要有专门的学科对其进行研究，于是秘书写作逐渐从文书学中独立出来，与文书学合理分工、互相补充。秘书写作主要研究各种公务文体的写作过程、写作格式、写作技巧，完成文本的拟写工作；文书学则承接其后，完成文件的审核、签发、缮印、用印、装订等技术性制作任务，并继续完成登记、封发、传递、签收、分文、拟办、批办、承办等办理环节，还要在制作、办理过程中及办理完毕之后对文件进行科学管理。
另外，文书档案管理还与管理学、计算机科学、网络传播等学科或专门知识有着这样或那样的关系。
四、课程的重点和难点
本课程的重点和难点是文书制作、文书办理、文书管理、档案的整理与保管、档案的检索与利用、档案的编研与统计。
Ⅱ 考核目标
本大纲在考核目标中，按照识记、领会、掌握三个层次规定其应达到的能力层次要求。三个能力层次是递进关系，各能力层次的含义是：
识记（Ⅰ）：要求考生能够识别和记忆本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求，做正确的表述、选择和判断。
领会（Ⅱ）：要求考生能够领悟和理解本课程中有关概念及原理的内涵及外延，理解相关知识的区别和联系，并能根据考核的不同要求对相关问题进行逻辑推理和论证，做出正确的判断、解释和说明。
掌握（Ⅲ）：要求考生能够准确领会本课程中的重要概念，并能够根据考核的不同要求对相关问题进行分析和论证。
以上“识记”部分属于记忆能力层次；“领会”、“掌握”部分属于理解能力层次。
Ⅲ 课程内容与考核要求
绪论
一、学习目的与要求
了解秘书文档管理的内涵，明确秘书文档管理的研究对象和主要内容，能认知文档管理工作的重要性，能理解“秘书文档管理”与相关课程的关系，从而掌握该课程的概貌。
二、考核知识点和考核要求 1．识记：文档管理的概念。
2．领会：秘书文档管理的研究对象；
秘书文档管理的主要内容；
“秘书文档管理”与相关课程的关系。
3．掌握：文档管理工作的重要性。
第一章 文书和档案
一、学习目的与要求
了解文书和档案的含义、种类，理解文书和档案的关系，能认知到文书和档案的重要作用。
二、课程内容
文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。有广义和狭义两种理解，广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。文书和档案之间有着密切的关系，文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。由于使用历史久远、使用领域广泛，文书和档案都有很多类别。文书和档案的作用可以概括为六个方面：规范作用、指导作用、联络作用、凭证作用、参考作用和教育作用。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会：文书、公文和文件三个概念的外延大小；
文书转化为档案需要具备的条件； 公文的种类； 档案的种类；
3．掌握：文书和档案的作用；
作为文字材料的文书的含义；
档案的定义包括的要素。
第二章 文书工作和档案工作
一、学习目的与要求
了解文书工作的含义、原则，档案工作的含义、性质、内容、原则，文书工
作组织和档案工作机构，理解文书工作和档案工作的关系。
二、课程内容
文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作，包含文书制作、文书办理和文书管理三项基本内容。文书工作要坚持“及时、准确、安全、精简”八字原则。文书工作的组织机构由中心机构、专门机构和分支机构三个部分组成；文书工作的组织方式有集中形式和分散形式两种，不同的社会组织可根据需要进行选择。本书所说的档案工作是指档案业务工作，是一项管理性、服务性和政治性工作。档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编研八个环节。档案工作的基本原则是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。我国现阶段的档案工作机构主要包括社会组织档案部门、档案馆和档案事业管理机关。由于文书和档案之间特别密切的关联，文书工作和档案工作之间具有密不可分的关系。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书工作、档案工作、文书档案连锁法（民国）、文书工作组织机构、文书工作组织方式的概念。
2．领会：文书工作的含义；
文书工作的原则；
文书工作组织机构的分类； 档案工作的“三性”。
3．掌握：档案工作的基本原则；
文书工作和档案工作的关系。
第三章 文书制作
一、学习目的与要求
了解文书制作的过程，文书制作的要求，熟练掌握文书体式的全部内容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理论。
二、课程内容
文书制作是文书与档案管理的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。文书制作必须符合文书体式特点，遵循文书制作程序要求。文书体式包括公务文
书的写作要求和公文的特定格式。秘书人员只有不断提高公文写作水平，认真执行公文格式规范，严格掌控文书制作过程，才能保证文书制作的质量。文书制作过程中，陆续产生了不同的文书稿本，稿本又分为文稿与文本两类。不同的稿本产生于文书制作的不同阶段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，电子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。
2．领会：打字排版的注意点；
文件用印的注意点。
3．掌握：文书制作的要求；
公文眉首部分的六要素；
国家秘密的密级规定及保密期限； 公文标题的三要素。
第四章 文书办理
一、学习目的与要求
了解文书办理的含义和特点、文书办理的内容，掌握行文制度的相关内容，掌握收文办理和发文办理的相关程序，能做好内部文件的管理工作。
二、课程内容
文书办理工作由一些相互联系的工作环节构成，整个工作呈现出连续性、时效性、保密性、集成性和规范性特征。组织文书办理工作主要由收文和发文两大流程组成。收文主要指组织秘书组织接收来自不同层次组织的来文，并通过签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序进行办理；发文主要指组织通过草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序来制作并发出公文。在办文工作中，要熟知行文的关系、方式和规则并严格执行行文制度。除制发和管理通用文件之外，组织秘书人员更要对组织各个职能部门形成的内部文件做好监管和后期的保管，并积极地开展内部文件的利用服务工作。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书办理的含义（广义、狭义），收文办理、拟办、注办、注发、
内部文件、
2．领会：行文制度的三要素；
我国各级党政机关组织关系的四种类型；
文件处理单的基本格式；
承办工作的注意点；
内部文件的特点。 3．掌握：文书办理的特点；
文件暂行保管阶段的主要任务；
行文方式的六种类型；
行文规则的主要内容；
两次签收的任务；
批办的要求；
传递文件的主要方式；
秘书部门开展档案咨询与提供服务的方式。
第五章 文书管理
一、学习目的与要求
了解和掌握文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容及相应的管理制度。
二、课程内容
文书管理是指由社会组织文书部门和人员承担的文书保管、利用和清退等工作，即狭义的文书管理。文书管理有利于提高文书工作的质量和效率，保证文书的安全，为档案工作奠定坚实基础。文书管理要坚持统
一、分类、安全保密、方便利用几项原则。文书管理主要包括文书的保管、文书的借用和阅读、文书的翻印、文书的转发和汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容，并分别建立相应的管理制度。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书管理、文书保管、文书清退的含义。 2．领会：保证文书安全的具体要求；
保守文件机密的具体要求；
文档管理工作的根本目的；
在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；
阅文室的作用。 3．掌握：文书管理的意义；
文书管理的原则；
文书保管的方法；
借阅制度的主要内容；
如何建设阅文室；
现行文件汇编的几种形式；
办好文件清理工作的注意事项。
第六章 文书工作与档案工作的衔接
一、学习目的与要求
了解文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集和价值鉴定，掌握立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，理解归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。
二、课程内容
文书终结处理包括立卷、归档、归档文件整理等环节，与档案工作的收集、价值鉴定、整理几个环节对应，它们是文书工作的最后阶段，也是档案工作的开始阶段，文书工作和档案工作在此衔接起来。本章将文书终结处理环节的立卷、归档文件整理、归档等内容与档案工作开始的几个环节——收集、价值鉴定整合起来，具体讲述立卷、案卷、归档、归档文件整理、档案收集、档案价值鉴定的含义及价值、要求、原则，然后依照组织内部文档工作的实际情况，介绍归档范围的确定、保管期限的划分、文书立卷、归档文件整理、归档等文档工作实务的操作流程。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：文书终极处理、立卷、案卷、档案收集、档案价值鉴定、归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。
2．领会：文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”；
文书处理部门立卷的好处；
确定文件材料归档范围的依据和指导；
档案价值鉴定的原则；
档案价值鉴定最基本的方法；
我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；
机关文书档案的保管期限；
文书立卷的要求；
分类编号法的运用；
案卷标题的拟写；
案卷标题中的时间指向；
装订案卷的“三孔一线法”；
归档章的标准格式；
归档文件目录封面式样。 3．掌握：档案收集的作用；
档案价值鉴定的意义；
现行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》特点；
具体档案价值鉴定工作的注意点；
档案保管期限表的结构；
档案保管期限表的类型；
文书立卷的步骤；
立卷类目的组成；
平时归卷工作的内容；
卷内备考表；
六个特征立卷法。
第七章 档案的整理与保管
一、学习目的与要求
掌握档案管理工作的含义及档案整理工作的内容，掌握全宗的基本含义，了解影响档案寿命的因素，掌握档案保管工作的任务及基本原则，了解档案库房及其整理，对档案的安全保护工作有理性认识。
二、课程内容
档案整理工作是将处于零乱状态的档案进行条理化的过程。档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，保持文件之间的历史联系，注意充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。主要内容包括区分全宗、全宗内的分类、立卷（组卷）、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷装订、案卷的排列、案卷目录的编制等。档案保管工作要了解和掌握档案损坏的规律，采取专门措施，最大限度地防止和减少档案损毁，延长档案寿命，维护档案的系统完整，保证档案安全。档案库房、档案装具及包装都要符合标准，应将各个库房统一编号，档案架、柜的排放应符合要求。要通过控制库房温湿度、保卫和保密、防火、防光和防尘等措施进行档案安全保护，对重要档案要实行异地备份。
三、考核知识点和考核要求
1、 识记：档案整理工作、全宗的概念。 2. 领会：构成立档单位的主要条件；
全宗的主要形式；
分类法中所属的判定；
—组织机构分类法；
组织机构—分类法；
—问题分类法；
问题—分类法；
案卷目录封面；
档案保管工作的基本原则；
档案库房建设的基本原则。 3. 掌握：档案整理工作必须坚持的原则；
档案整理工作的内容；
全宗的三个基本涵义；
跨文件处理方法；
影响档案寿命的人为因素；
档案保管工作的任务。
第八章 档案的检索与利用
一、学习目的与要求
了解在档案产生作用之前，档案的检索和利用环节是架起档案和利用者之间的桥梁；了解与掌握档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上的，档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。
二、课程内容
档案管理不仅仅是将档案收集齐全、整理有序和保管得当，而且更重要的是要使档案能发挥出应有的作用。在档案产生作用之前，有一项工作不能忽视，需要由它来架起档案和利用者之间的桥梁，这就是档案的检索和利用环节。档案检索的实现首先需要对档案进行著录，这个过程当中需要标引来规范，从而形成条目，进而组成各种各样的档案检索工具乃至检索工具体系。检索到的档案及其信息为档案作用的发挥奠定了基础，是用户实现需求目标不可缺少的内容。而档案的利用建立在档案和用户需求两项内容上，这项工作的进展需要有不同的途径和方式来配合与实现。正是有了提供服务的理念，才有了众多直接和间接的利用形式。档案的利用不仅实现了档案管理的重要目标，而且也成为档案发挥作用不可缺少的渠道和环节。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：档案著录、档案标引的概念。 2．领会：档案检索的两大部分；
存储过程的两大环节；
档案检索效率的查全率和查准率；
档案著录与标引的依据；
档案检索语言的两大类；
档案提供利用的方式。 3．掌握：档案检索系统的三要素；
档案检索的地位与作用；
《档案著录规则》的主要内容； 档案检索工具的作用。
第九章 档案的编研与统计
一、学习目的与要求
熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，了解档案统计和登记工作是，能准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳。
二、课程内容
档案编研和统计登记是机构档案管理流程中的重要环节，也是决定档案部门后期档案管理能力的重要因素。档案的编研是机构秘书人员从档案管理活动中衍生出的一项特殊职能，这项工作目的在于将已归档保存的文件经过进一步分类和集合，使其真实地反映机构发展变化的轨迹，并能为当前各项活动提供信息支撑和参考依据。因此熟练地编写现行档案文件汇编、大事记和组织沿革，对于秘书人员来说是一项必备的能力。档案统计和登记工作是反映机构档案管理现状和维护正常档案管理秩序的工作，准确地把握档案管理的基本数据，通过多种形式的登记和统计工作保持档案管理秩序的平稳是开展其他档案业务工作的基础。
三、考核知识点和考核要求
1、 识记：档案编研、大事记、组织沿革、档案统计的概念。 2. 领会：档案编研的意义；
现行档案文件汇编的编写要求；
大事记的结构；
组织沿革的结构。
3、 掌握：档案编研的主要内容；
现行档案文件汇编的特点；
现行档案文件汇编的结构；
大事记的种类；
组织沿革的形式；
组织沿革的体例；
档案统计的步骤；
档案利用效果登记簿。
第十章 电子文件管理
一、学习目的与要求
掌握国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）中电子文件的定义；掌握电子文件有与传统纸质文件不同的特点；了解按照不同的标准电子文件的不同类别。了解对电子文件的鉴定和归档方式；了解电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。
二、课程内容
现代信息技术深入到社会生活方方面面的同时衍生出大量的电子文件。自从电子文件这一事物出现之日起，一些机构和学者都纷纷对其加以定义，形成了百花齐放、百家争鸣的局面。目前，在我国来，最具影响力的定义出自国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。电子文件有与传统纸质文件不同的特点，概括起来主要包括两个方面的不同，一是形式方面，二是内容方面。按照不同的标准电子文件有不同的类别。在鉴定方面，对电子文件主要进行两个层面的鉴定，包括内容鉴定和技术鉴定；电子文件的归档方式也有两种，分为物理归档和逻辑归档。电子文件的保管和利用归结起来主要是为了实现文件档案的价值，更好的为社会服务。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。 2. 领会：常用电子文件存储格式；
电子文件的双重鉴定；
电子文件内容鉴定的步骤；
电子文件利用的特点；
电子文件在线利用的具体方式；
电子文件非在线利用的具体方法。 3. 掌握：电子文件的三要素；
电子文件处置工作的内容；
电子文件技术鉴定的具体过程；
电子文件保管的特点；
对电子文件载体保护的具体措施；
电子文件信息保护的技术措施；
电子文件内容信息保护的管理措施。
第十一章 企业文档管理
一、学习目的与要求
了解企业文档的基本构成、特点和作用；掌握企业文档工作的原则、任务和机构人员；熟悉依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务；掌握企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。
二、课程内容
企业文档是指企业在日常生产、技术、经营等管理活动中形成并使用的各种文书及由这些文书转变而来的档案，是企业各类活动的重要工具与真实记录。本教材前面章节所介绍的文档管理知识是针对所有社会组织的，自然也适用于企业。但考虑到企业文档管理有着独到的特色，而且秘书学专业的同学毕业后有相当一部分进入企业工作，从事企业文档工作，所以特设企业文档管理这一章。本章分析企业文档的基本构成、特点和作用，概述企业文档工作的原则、任务和机构人员，依据企业文档相关法律法规对企业文档管理业务予以阐述。中小企业（主要指民营企业）与外资企业是我国改革开放以来的新生事物并已成为我国经济转型中的重要部分，本章将探讨这些企业文档及其管理的特点、现状以及文档管理开展的规范等问题。在介绍企业文档管理业务的基础上，分别例举实例说明中小企业和外资企业文档的管理情况。
三、考核知识点和考核要求
1．识记：企业文档、“三低一少”的概念。 2. 领会：企业文书工作的基本原则；
企业档案人员的要求；
企业档案信息提供利用时应注意的问题；
选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。 3. 掌握：企业文档的作用；
企业档案工作的基本原则；
大型企业文书工作机构层次和人员分布组成；
企业文件材料归档的基本要求；
企业档案信息开发利用的形式；
企业文档管理信息化的优越性；
企业文档管理信息化建设原则；
中小企业文档管理的现状与成因。
Ⅳ 关于大纲的说明与考核实施要求
一、自学考试大纲的目的和作用
本大纲是根据秘书学专业自学考试计划的要求，结合文书档案管理课程的特点而确定的。其目的是对个人自学、社会助学和考试命题进行指导和规定。
本大纲明确了文书档案管理课程学习的内容以及深广度，规定了文书档案管理课程自学考试的范围和标准。因此，它是编写自学考试文书档案管理课程辅导书的依据，是社会助学组织进行自学辅导的依据，是自学者学习教材、掌握课程内容知识范围和程度的依据，也是进行应用文写作课程自学考试命题的依据。
二、课程自学考试大纲与教材的关系
大纲是进行学习和考核的依据，教材是学习掌握课程知识的基本内容与范围，教材的内容是大纲所规定的课程知识和内容的扩展与发挥。大纲与教材所体现的课程内容应基本一致；大纲里面的课程内容和考核知识点，教材里一般也要有。反过来教材里有的内容，大纲里就不一定体现。
三、关于自学教材
《秘书文档管理》，丁晓昌、杨剑宇总主编，丁晓昌主编；高等教育出版社，2011年8月第1版。
四、关于自学要求和自学方法的指导 应考者在自学过程中应该注意以下几点：
1．学习前，应仔细阅读课程大纲的第一部分，了解课程的性质、地位和任务，熟悉课程的基本要求以及本课程与有关课程的联系，使以后的学习紧紧围绕课程的基本要求。
2．在阅读某一章教材内容前，应先认真阅读大纲中该章的考核知识点、自学要求和考核要求，注意对各知识点的能力层次要求，以便在阅读教材时做到心中有数。
3．阅读教材时，应根据大纲要求，要逐段细读，逐句推敲，集中精力，吃透每个知识点。
4．学完教材的每一章节内容后，应认真练习，消化和巩固所学的知识，增加分析问题、解决问题的能力。
5．认真对待每一章节后所附思考题和案例分析。
五、对社会助学的要求
1．应熟知考试大纲对课程所提出的总的要求和各章的知识点。
2．应掌握各知识点要求达到的层次，并深刻理解各知识点的考核要求。 3．对应考者进行辅导时，应以指定的教材为基础，以考试大纲为依据，不要随意增删内容，以免与考试大纲脱节。
4．辅导时应对应考者进行学习方法的指导，提倡应考者“认真阅读教材，刻苦钻研教材，主动提出问题，依靠自己学懂，用于社会实践”的学习方法。
5．辅导时要注意基础、突出重点，要帮助应考者对课程内容建立一个整体的概念，对应考者提出的问题，应以启发引导为主。对文体写作知识，应重点帮助应考者理解文种的特殊要求和相近文种之间的差异。
6．注意对应考者能力的培养，特别是自学能力的培养，要引导应考者逐步学会独立学习，在自学过程中善于提出问题、分析问题和解决问题，将学到的知识用于社会实践。
7．要使应考者了解试题难易与能力层次高低两者不完全是一回事，在各个能力层次中都存在着不同难度的试题。
六、对考核内容的说明
1、 本课程要求考生学习和掌握的知识点内容都作为考核的内容。课程中各章的内容均由若干知识点组成，在自学考试中成为考核知识点。因此，课程自学考试大纲中所规定的考试内容是以分解为考核知识点的方式给出的。由于各知识点在课程中的地位、作用以及知识自身的特点不同，将对各知识点分别按三个认知（或叫能力）层次确定其考核要求。
2、 在考试之日起6个月前，由全国人民代表大会和国务院颁布或修订的法律、法规都将列入相应课程的考试范围。凡大纲、教材内容与现行法律、法规不符的，应以现行法律法规为准。
3、 按照重要性程度不同，考核内容分为重点内容、次重点内容、一般内容，在本课程试卷中对不同考核内容要求的分数比例大致为：重点内容占60%，次重 点内容占30%，一般内容占10%。
七、关于命题和考试的若干规定
1．本大纲各章所提到的考核要求中，各条细目都是考试的内容，试题覆盖到章，适当突出重点章节，加大重点内容的覆盖密度。
2．试卷对不同能力层次要求的试题所占的比例大致是：“记忆能力层次”20%，“理解能力层次”40%，“实践能力层次”为40%。
3．试题难易程度要合理，可分为四档：易、较易、较难、难，这四档在各份试卷中所占的比例约为2：3：3：2。
4．本课程考试试卷可能采用的题型有：单项选择题、多项选择题、填空题、名词解释、简答题、实务操作、案例分析等类型（见附录题型示例）。
5．考试方式为闭卷笔试，考试时间为150分钟，以自学考试主管行政机关公布的时间为准。试题量应以中等水平的应考者能在规定的时间内答完全部试题为度。
6．评分采用百分制，60分为及格。
在命题工作中必须按照本课程大纲中所规定的题型命制，考试试卷使用的题型可以略少，但不能超出本课程对题型的规定。
附录
题型举例
一、单项选择题（下列四个备选答案中只有一个是正确的，请选出正确的答案，并将其代码写在题干后面的括号内。）
最早提出“文件生命周期”概念的学者是（ ）
A. 美国学者菲利普·布鲁克斯 B. 英国学者罗吉尔·艾利斯
C. 美国学者詹姆斯·B·罗兹 D. 中国学者陈兆祦 参考答案： A
二、多项选择题（下列五个备选答案中有2至5个是正确的，请选出正确答案，并将其代码写在题干后面的括号内，多选、少选、错选均不得分。） 档案工作的“三性”分别是指（ ）（ ）（ ）（ ）（ ） A．管理性 B．保密性 C．服务性 D．政治性 E．程序性
参考答案： ACD
三、填空题
“文书”一词最早出现于西汉司马迁的《 》中。 参考答案： 史记
四、名词解释
交拟 参考答案：
是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。
五、简答题
简述阅文室的作用。 参考答案：
⑴便于领导和相关人员安排阅读时间； ⑵提高文件周转速度； ⑶有利于文件的安全和保密； ⑷有利于提高文书工作效率。
六、实务操作题
请将下列文件立为四卷，立档单位为B市人民政府，并说明所使用的立卷特征。
⑴A市B区社会经济发展的调查报告
⑵合作开发红星湾问题的意向书 ⑶A市二○○○年灾情通报
⑷A市二○○○年五一劳动模范评定办法
⑸A市B区经济总体运行态势的预测报告
⑹A市关于表彰二○○○年先进单位、先进个人的决定
⑺A市人民政府关于表彰抗洪抢险先进单位、先进个人的决定
⑻C市关于合作开发红星湾问题给A市的复函
⑼A市二○○○年先进单位、先进个人选送程序
⑽A市人民政府关于发放救灾物资的办公会议纪要
⑾A市B区财政状况分析报告
⑿A市关于合作开发红星湾问题给C市的函
参考答案：
第一卷：⑴⑸⑾，责任者特征； 第二卷：⑵⑻⑿，问题特征； 第三卷：⑶⑽，问题特征； 第四卷：⑷⑹⑺⑼，问题特征。
七、案例分析题
材料：
某机关办公室一年工作结束之际形成了一批当年的文件，办公室主任将这批文件的整理归档工作交由新来的秘书去做。秘书花了一周的时间将所有文件按文书整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并赶在年底前将案卷送到机关档案室准备移交。但送去的所有案卷均被档案部门退了回来，理由是不符合档案整理与归档的要求。
问题：分析这位秘书工作失败的原因和问题所在。 参考答案：
⑴该秘书工作失败原因是不了解归档制度的相关内容，没有按照归档制度的要求整理和归档文件。
⑵问题至少有以下两个方面：一是程序不当。机关在平时工作中形成的文件材料，在办理完毕后，应该随时放入事先编制好的类目内，也即平时归卷，而不应该年终集中立卷；二是归档时间不当。根据归档制度的要求，一般应在次年上半年对上一年的文件整理归档，而不是当年年底。
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