蔡丽锦
随着科技的进步，信息技术被广泛用于各个领域。信息化档案管理就是采取数字技术、扫描技术、计算机技术等先进的信息技术，把纸质档案资料转换成数字信息，并以数字形式存储在计算机或服务器中的档案管理方式[ 1 ]。人事档案管理涉及档案收集、鉴别、整理及应用等内容，将信息技术应用于教师人事档案管理中具有极大优势。
问题的提出
档案是对历史的真实记录，也是对日常事务、业务的反映。教师人事档案是对教师个人经历、工作情况的真实记录。做好教师人事档案管理工作对于教师个人发展，提高教育管理水平而言具有重要意义。随着国家的进步与发展，人们对档案管理工作提出了新的要求。
2021年1月1日，新《中华人民共和国档案法》正式施行，其涵盖档案的管理、档案的利用和公布、档案信息化建设等多个层面，其总则的第一条就提出了“提高档案信息化建设水平”的要求。在新《中华人民共和国档案法》的第五章中，第三十五条、第三十六条、第三十七条、第三十八条、第三十九条、第四十条和第四十一条均对档案信息化建设提出了具体要求。可以说，推进档案管理信息化势在必行，其中也包括教师人事档案管理的信息化[ 2 ]。
教师人事档案是教育档案管理的重要内容，是教职工留存的重要记录，也是教师干部任职提拔的重要依据。新《中华人民共和国档案法》要求加快教师人事档案管理信息化建设的步伐，依托信息化手段实现教师人事档案管理工作的规范化与秩序化。
教师人事档案管理信息化的优势
提高办公效率
在教师人事档案管理中引进信息技术，能实现对教师人事档案资料的实时传递与信息共享，为学校领导决策提供第一手资料。同时，其还可以使档案管理人员利用网络平台，在终端设备上快速查询到所需的教师人事档案资料。相较于传统的档案管理模式，信息化教师人事档案管理突破了时间与空间的限制，充分发挥信息化管理的优势，有效提高学校的办公效率与管理水平[ 3 ]。
信息容量大
传统教师人事档案是纸质档案，在对其进行存储时需要安排专门的库房存放。随着教师队伍的扩大，教师人事档案的更新速度也逐渐加快。在教师人事档案管理中，档案管理人员需要花费大量的时间与精力进行档案的收集、鉴别与整理，而传统的纸质档案管理不仅管理效率低，也容易因人力等因素出现差错[ 4 ]。而信息化教师人事档案管理能把纸质档案转换成数字形式，并存储在数据库中，这样不仅能充分保障档案资料的准确性与完整性，还能节省存储空间[ 5 ]。
确保原始档案的完整性
对纸质档案进行数字化处理，能快速形成数字化档案。在形成数字化档案后，档案使用者便可以通过终端设备检索或查询档案资料，只有对数字化档案存在疑问时，才需要调取纸质档案核对。这样能减少纸质档案的使用频率，以免因人为因素等导致纸质档案发生损坏、缺页或被篡改等。
信息化背景下教师人事档案管理存在的不足
学校领导不重视教师人事档案管理
当前，部分学校领导把精力全部放在提高教学质量上，片面地认为教师人事档案管理工作属于辅助性工作，对教师人事档案管理工作不够重视。尽管学校早就实现了多媒体教学、信息化教学，但教师人事档案管理工作仍在沿用传统档案管理模式。虽然纸质档案有一定的优势，但其利用率较低，而且纸质档案管理工作需要配备大量的档案管理人员，费时费力。另外，部分学校并未安排专职档案管理人员负责教师人事档案管理工作，而是由学校人事管理部门负责[ 6 ]。由于教师人事档案管理人员身兼数职，未能将全部精力放在教师人事档案管理工作上，所以难免在教师人事档案管理工作中出现差错。
档案管理模式滞后
当前的教师人事档案管理工作仍在采用传统管理方法，在档案载体、保存利用方法、管理制度等方面比较守旧，这一方面阻碍了档案管理水平的提升，另一方面也不利于档案价值的发挥。例如，有的档案管理人员在装订教师人事档案资料时随意打洞，导致纸质档案破坏严重。
对教师人事档案的开发利用不到位
檔案开发利用是档案管理的重要内容。教师人事档案涵盖教师的年龄、职称、学历、专业、执教经历等信息，一方面能为教师人事管理提供有效依据，另一方面也能为学校教育管理、学科建设提供有力支持。但当前，教师人事档案的开发利用还不到位，传统的教师人事档案管理方式导致教师人事档案利用手续烦琐，利用率低，也使得档案管理服务教育管理的功能未能得到有效发挥。同时，当前的教师人事档案管理多采取封闭式管理模式，将管理重点放在了档案保存上，有权进行档案开发利用的人员较少，开发利用档案的机会也较少，这不仅缩小了档案信息入口，还导致档案利用率不高[ 7 - 8 ]。另外，由于教师人事档案管理工作缺乏合适的档案管理系统，当前的教师人事档案还未完全实现数字化，很难发挥人才需求预测等功能，亦很难为学校领导决策提供有效依据。
档案管理人员综合素质不高
信息化背景下，档案管理人员的专业能力与综合素质会对教师人事档案管理水平产生直接影响。当前，教师人事档案管理工作普遍存在档案管理人员专业能力不足及老龄化严重的问题。究其原因，一是教师人事档案管理工作复杂烦琐，不仅包括教师人事档案的收集、鉴别、整理、归类、存储及使用等环节，还包含较多重复内容。尤其是新时期随着教师队伍建设的不断完善，教师人事档案也不断更新，导致教师人事档案管理的工作量不断增加，而繁重的工作量会使档案管理人员工作压力增大，甚至让部分档案管理人员选择辞职或转岗，从而使档案管理人员逐渐流失。二是薪酬待遇低。相较于其他岗位，档案管理人员的薪酬待遇不高，并且多数年轻档案管理人员只是将该项工作作为职业晋升的跳板，在积累了一定的专业经验后就会跳槽到发展空间更大的部门或单位。三是信息化水平不高。部分档案管理人员由于年纪较大，学习能力不强，很难快速了解与全面掌握先进的办公设备与档案管理技术，对信息化档案管理的基本操作不熟练，导致教师人事档案管理效率较低。
信息化背景下教师人事档案管理策略
革新管理理念
首先，信息化背景下要想提高教师人事档案管理水平，要求学校配备专职档案管理人员，并且督促档案管理人员更新管理理念，使教师人事档案管理工作和学校其他工作同步，为学校规范化、信息化发展夯实基础。
其次，教师人事档案管理信息化涉及数据录入、维护及信息查询等多个环节，是一项复杂的系统工程，所以学校要精准划分教师人事档案管理的工作内容，明确档案管理人员职责，并在此基础上明确划分档案管理流程。一是要制定完善的教师人事档案管理办法，明确教师人事档案管理重点，同时，档案管理人员要与时俱进，在做好档案资料收集、整理与归档的基础上，创新管理方法，提高档案资料的利用率[ 9 ]。二是要紧紧围绕信息化管理这一中心，建立与之相配套的档案管理体制、管理制度，完善档案管理的部门建设、人员建设、制度建设等，为信息化档案管理工作的开展奠定好组织管理基础。
引入信息系统
当前，很多学校的教师人事档案管理工作仍在延续传统的分散式管理方法，使得教师人事档案资料分散在各个部门，这给档案管理人员进行档案资料的收集、整理和归档等工作带来了极大的不便，还在无形中降低了档案管理质量与效率。对此，学校要以信息化管理为契机，创新档案管理方法[ 1 0 ]。
首先，信息化教师人事档案管理需要先进的基础设施作为支撑。学校需要加大资金投入，购置计算机、扫描仪、打印机等设备，引进先进的信息技术，为档案管理信息化做好准备工作，确保教师人事档案管理信息化的软硬件设备充足。档案管理人员应运用扫描、摄影技术对纸质档案资料进行数字化处理，以便利用档案管理平台进行档案管理。
其次，学校要利用信息技术建立教师人事档案管理平台，使用信息系统开展档案资料的登记、录入及更新工作。要把学校各部门与各个岗位有机联系在一起，从而为人事档案管理工作的顺利开展奠定基础，并利用信息系统统计各类信息数据，为档案管理人员做好管理规划工作提供精确数据[ 1 1 ]。同时，应根据档案管理要求在信息系统中建立数据库，以便档案管理人员利用网络实时查询档案信息，实现对档案的实时利用[ 1 2 ]。另外，还应以个人为单位为教师建立文件夹，并设置档案号作为文件夹名字，方便查询、调取档案。
最后，尽管信息化档案管理具有高效、便捷的特点，但信息系统处于网络中，有被黑客攻击、病毒入侵的风险，所以，为了避免教师人事档案资料泄密、被篡改等，学校要购置杀毒软件，定期对信息系统进行病毒查杀；
同时，档案管理人员要做好信息系统维护工作，定期对教师人事档案资料进行备份，并设置防火墙，加大病毒防范，尽量降低教师人事档案资料的泄密风险。
做好档案开发
信息化教师人事档案管理有利于实现对教师人事档案数据的合理分析与利用。把信息技术应用到教师人事档案管理中，有助于为教师队伍建设提供客观依据，转变传统的凭经验决策的不利局面。例如，可以借助教师人事档案管理平台对教师队伍的年龄结构、专业结构及教学能力等进行分析，计算出高级、中级等职称的人员比例，并与其他学校进行横向比较，从而为学校人才引进、提高办学质量提供信息支持[ 1 3 ]。信息化背景下，教师人事档案管理工作必须建立在精准的数据挖掘、分析的基础上，以便为学科发展、绩效考核、人员招聘等管理工作提供新思路，充分发挥教师的专业优势，促进学校的可持续发展。
加强队伍建设
提高教师人事档案管理质量，离不开高素质的档案管理人才，所以，学校要打造一支职业素养与专业水平高的档案管理队伍。首先，学校要创造条件，对档案管理人员进行相关业务知识、技能的培训，着重加强对档案管理人员计算机、信息化相关知识的培训[ 1 4 ]。同时，根据教师人事档案管理内容制订培训方案，确保培训内容的科学性和实用性。培训结束后，要对参训人员进行考核，从而督促档案管理人员在思想上高度重视档案管理培训工作，切实提高档案管理人员的业务水平。其次，学校要拓宽人才聘用渠道，提高人才聘用标准，根据教师人事档案管理要求，本着双向选择、优先录取的原则，引进业务能力强、档案管理经验丰富的高水平人才，从而为提高档案管理水平奠定人才基础。最后，要适当提高档案管理人员的薪酬待遇。学校要及时了解同行业薪酬水平，提高档案管理人员的薪酬待遇，并为其晋升创造条件。同时，严格开展绩效考核，制定完善的奖惩机制，并适当奖励业务能力强的人员。
总而言之，信息化背景下，加强教师人事档案管理，能提高教师人事档案管理水平，提高教师人事档案的利用率，并为教师人事档案查询提供快捷方式，助力学校健康发展。所以，学校要高度重视教师人事档案管理信息化工作，革新教师人事档案管理理念，创新教师人事档案管理模式，增强档案管理人员的业务素质，改善教师人事档案管理的软硬件设施，从而全方位提高教师人事档案管理水平。
（作者单位：石狮市教师进修学校）
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