论办公室行政管理精细化的思路与对策探讨

　　摘要：办公室的行政管理工作不仅千头万绪，而且非常复杂，如果不采取科学、有效的管理模式，将会杂乱无章和事倍功半，而精细化管理是全面提高办公室行政管理工作效能的重要手段。因此，各个单位或者企业的办公室都应该结合自身的工作内容和工作特点，大力引进和实施精细化管理模式管理人员和办公室员工。牢固树立精细化工作的理念，實现办公室行政管理工作再提新水平，再上新台阶。
　　关键词：办公室；精细化；管理
　　一、影响办公室行政管理精细化的主要因素
　　（一）管理目标不明确
　　如果想要全面提升单位或者企业的办公室行政管理质量，明确的管理目标是前提条件。然而从现如今的情况来看，部分单位或者企业办公室没有明确的行政管理目标，往往沿用过去较为落后的行政管理模式，没有坚持一切从实际，办公室行政管理的过程中更多是依靠老经验和老办法，组织性和计划性较为缺乏。另外，有些单位或者企业办公室没有制定和实施健全的绩效考核体系，没有将办公室员工的职责和绩效相关联，缺乏较为明确的分工，这使得办公室的很多员工缺乏工作的积极性、主动性和创造性，有些办公室员工缺乏一定的认同感和归属感。遇到难题或者较为棘手的事情，员工之间经常是的彼此推脱。
　　（二）管理人员缺乏较强的精细化管理意识
　　单位或者企业管理人员具有较强的精细化管理意识，是实现办公室行政管理精细化的重要因素。假如单位或者企业管理人员具有较强的精细化管理意识，能够更为细致、客观地设计和制定办公室的各项管理制度，对办公室行政管理过程中各种漏洞和不足进行适当地弥补调整。然而从现实情况来看，大部分单位或者企业的管理人原都缺乏精细化管理的意识，这便造成办公室行政管理工作出现很多漏洞，办公室行政管理质量相对不高。
　　（三）办公室部分员工缺乏较高的职业素养
　　单位或者企业办公室的有些员工自身职业素养不高，业务能力和综合素质无法满足实际工作岗位的需要。在办公室行政管理过程中，有些员工不但没有较强的创新精神和团结合作意识，而且也没有较强的精细化工作意识，甚至少数员工工作上应付了事、敷衍塞责、态度消极，缺乏较高的职业道德水平。这对于办公室行政管理实现精细化起到较大的阻碍作用。
　　二、办公室行政管理精细化的思路与对策
　　（一）全面明确管理目标
　　在单位或者企业办公室行政管理实际中，务必应该全面明确管理目标，要求办公室的所有员工严格依据制度和流程办事，努力朝着办公室精细化管理的方向发展。具体而言包括如下几个方面：第一，坚持权责制衡的原则，按照单位或者企业办公室所承担的工作职责以及办公室的日常工作流程，对工作岗位进行科学地设定。另外，对办公室所有工作岗位的职责要求进行明确，实现所有工作岗位之间不但各自独立而且又互相合作。第二，对办公室的工作流程进行优化，保证办公室各项工作的运转有序。对于办公室行政管理精细化来讲，科学、简便的工作流程有着较大的促进作用。因此，办公室应该对自身的工作流程进行持续地优化与完善，确保实际执行的快捷和简便。第三，制定和实施较为严格的绩效考核制度。办公室應该对其程序性较强并且容易量化的工作任务设计合理的量化考核指标体系，对其主观性较强并且不容易量化的工作任务设计定性的指标评价体系。对于表现优异的办公室员工应该进行适当地表扬奖励，增强这些员工的自豪感和满足感；对于表现较差的员工应该进行适当地批评教育，切实做到奖优罚劣。
　　（二）不断提升管理人员的精细化管理意识
　　单位或者企业的管理人员应该不断加强对办公室工作的实际调研，立足于办公室的实际工作特征，制定出一套科学、合理的管理制度。在这个过程中，管理人员应该努力坚持精细化的原则和标准，将办公室的各项行政管理工作进行科学、精准地分解，同时对办公室各种工作岗位之间的个性与共性予以充分考量。在平时工作中，管理人员应该全面发挥自身的模范带头作用，坚持与时俱进，对办公室的工作纪律、工作责任、工作方向、工作流程等进行十分详尽、具体地规定，实现企业和办公室员工的共同发展进步，在办公室行政管理过程中大力营造和谐、积极、向上的氛围环境，不断健全和严格执行办公室员工的各项工资福利待遇，最大限度地维护办公室员工的各种利益，全面提升办公室员工日常工作的积极性、主动性和创造性。
　　（三）大力提升办公室员工的职业素养
　　首先，单位或者企业应该努力为办公室员工搭建学习培训和素质提升的平台，加大对办公室员工在理论知识、业务操作技术、职业道德等方面的培训，保证办公室的所有员工具有较高的业务水平和职业素养，从而为办公室行政管理精细化奠定扎实的基础。其次，办公室员工还应该不断强化自身的精细化工作意识，进一步认识到工作中团结协作的重要性，在工作中应该彼此鼓励和帮助，互相理解和支持，牢固树立爱岗敬业和担当奉献的精神。最后，办公室员工在日常工作中要始终注重细节，坚持规范性和创新性的工作原则，坚持在细节中发现自身工作的问题和不足，加以认真整改，坚持与时俱进，摒弃经验主义的做法，培养精细化工作的理念，增强精细化工作的自觉，将精细化工作的习惯和精神融入办公室工作的方方面面。
　　参考文献：
　　[1]袁昌莉.试论实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J]东方企业文化，2015年第09期.
　　[2]徐晖.办公室行政管理精细化思路与对策分析[J]经济管理：文摘版，2016年第07期.
　　（作者单位：中铁七局集团有限公司勘测设计研究院）

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