医院人事档案管理信息化建设探究

　　【摘要】档案信息化建设工作是每一个单位都必不可少的管理部分。而人事管理部门在进行管理工作过程中形成的医院人事档案，也是人事管理部门历史面貌的反映。它能够为人事管理部门制定政策提供参考与思路，还能够为人事部门的管理工作考评提供依据。在人事管理信息化的过程中起着重要的推动作用。
　　【关键词】医疗；人事；档案管理信息化建设
　　档案作为一种实质性的管理工具，有着它独特的规范性特点，同时具有管理工具的实用性、真实性、交流性以及权威性特点，对于医院人事管理工作具有举足轻重的作用。人事部门的管理是医院为社会提供更好服务的前提，而人事档案的管理则是保证人事管理工作质量的基础。办公信息化潮流涌动，档案管理的信息化建设已经迫在眉睫。如何通过信息化建设进一步规范档案管理，加强人事部门的办公管理智能，提高医护人员职业素养，是医院单位应该重视的问题。
　　一、医院人事档案信息化建设工作中存在的问题
　　（一）对档案信息化建设工作的重视程度不足。一方面，医院档案管理部门一直以医疗档案管理为工作重心，长期以来，作为基层单位在文件管理方面偏重于医疗事务管理，对于人事档案的管理则处于忽视状态。另一方面是由于档案信息化建设工作无法为医院人事档案管理部门带来直接的效益，很多医院并不重视对人事档案管理的信息化建设，认为其可有可无，导致档案管理信息化建设的资金投入不足、设备陈旧落后、工作人员思想积极性不足等问题。
　　（二）档案管理人员素质有待提高。虽说现在有的医院人事档案管理部门开始重视人事档案信息化建设工作，但是档案信息化建设工作还未真正发挥其应有的价值作用，产生这样情况的最根本因素是因为有关的档案管理人员自身的专业素质与工作能力不足。一方面，档案的分类不合理，导致不能有效应用档案信息，致使资料数据获得的时间受到制约，因而使档案管理信息化建设在医院人事档案管理部门中的作用很难实现。另一方面，大多数档案管理人员对档案管理信息化建设的理论知识掌握不到位，所以导致有关的管理人员未意识到档案管理信息化建设的重要性，导致工作态度出现问题，对档案的管理造成严重影响。
　　（三）人事档案的收集、归类和保管的流程缺少信息化管理。人事档案存在着很多收集整理与归档环节不规范的问题，为档案管理信息化建设利用工作带来了许多麻烦。一些有关处罚案件不能及时录入业务系统，使得纸质档案与电子档案不能同步，在某些案卷上无法完全匹配，对信息的传递造成阻碍，拉低了工作效率。同时医院在不断改建、扩建，名称也在不断变化，而电子档案的更新不够及时，使得档案信息前后几年不能统一。这都是档案收集、归档的工作流程不规范造成的。《人事档案管理信息化建设制度》本身对人事档案管理信息化建设的收集与整理做了总体要求，但在具体实施中，并没有可行的方法流程规定，缺乏相应的规章制度。加上医院人事档案的收集不及时，造成了一些医院人事档案缺失，只有信息化收集、整理、归档管理等工作程序规范，保证档案真实有效，档案管理信息化建设才是有价值的。
　　二、加强人事档案管理信息化建设的几点建议
　　（一）加强宣传，提升全体人员的重视程度。档案信息化建设工作是一项基础工作，涉及医院人事档案管理部门工作的方方面面，在医院人事档案管理部门发展中有着不可替代的作用。随着信息多元化时代的到来，档案的作用已不仅仅局限于上传下达和交流沟通上，新的社会发展形势赋予了档案新的内涵和意义。因此，医院人事档案管理部门要提升全体工作人员对档案管理信息化建设的重视程度。首先，医院人事档案管理部门应当从提升领导干部的认识入手，使领导干部充分认识到做好档案信息化建设工作的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的工作设置专职的管理岗位，将档案信息化建设工作由被动局面转化为主动，使工作人员认识到档案的重要性。最后，医院人事档案管理部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及与档案管理信息化建设有关的知识，使全体工作人员意识到档案管理信息化建设的重要性。
　　（二）抓制度建设，理顺规范人事档案管理信息化建设。由于社会形势发生了很大的变化，传统的档案信息化建设工作存在很多不规范的地方，阻碍了档案管理信息化建设的进程。为了有效解决这一问题，医院人事档案管理部门应当完善档案管理信息化建设制度，为档案管理信息化建设的信息化进行提供制度保障，从而逐渐实现档案管理信息化建设的信息化、制度化、标准化，进而推动各项工作高效运转。首先，医院人事档案管理部门要根据《中华人民共和国档案法》，并结合自身发展实际制定本单位的档案收集、立卷、归档、保管等工作流程制度，要求管理人员严格按照工作程序进行档案的收集、整理与立卷等基本工作，保证档案的真实性和科学性。
　　（三）健全组织领导部门，提高档案管理人员整体水平。档案信息化建设离不开一支精英队伍的支持，因此医院首先要建立起一支适应信息化管理的工作人员队伍，为档案管理信息化建设的信息化进行提供人才保障。首先，医院人事档案管理部门要提升档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，从源头上提升档案管理信息化建设队伍的整体素质。其次，医院人事档案管理部门要加强对档案信息化建设工作人员的任职教育培训，经常性地组织一些讲座，或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里学习并借鉴一些好的经验和做法，不断提高档案处理人员的思想素质和业务水平。再次，医院人事档案管理部门应当积极对档案管理人员进行专业知识考核，确保其专业能力过关。最后，医院人事档案管理部门要对一些不能胜任档案管理信息化建设要求工作的工作人员进行及时教育，防患于未然。
　　（四）加强硬件建设，科学管理人事档案。医院人事档案管理部门要及时更新档案管理信息化建设设备，为档案管理信息化建设的顺利进行提供物质保障。首先，医院人事档案管理部门要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统。其次，为了保证档案信息的安全，医院人事档案管理部门要引进计算机辅助系统。最后，医院人事档案管理部门要及时淘汰旧的档案设备。人事档案的信息化还需要对重要的档案信息进行双套保险保存。利用电子计算机保存重要档案，另一方面也不能忽略纸质档案的保管。还可以利用网络平台，为工作人员提供一些不涉及隐私的必要信息，为工作人员提供方便的途径查阅相关信息。同时，面对众多庞大的资源和内容，逐步实现网络化利用是十分必要的。实现档案利用的网络化可以极大提高档案的利用率，更好地服务于生产和生活。数字化是档案信息化过程中的一个主要特点，所以要实现原有档案资料的全部数字化是一个漫长的过程，应从坚持矛盾的普遍性与特殊性原则，明确重点、分步推进的原则对原有档案的项目首先进行数字化；要对档案资料做到具体问题具体分析。
　　（五）增强医院档案管理的安全性。档案管理信息化对现在的医院有很重要的作用，只有医院档案管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效的呈现。第一，建立健全相关的保密制度与规定，并以此对相应的档案管理信息化建设人员实行制约，一旦有泄密的人员，要给予严厉的处分，使档案得到规范管理，确保档案信息的安全性。第二，医院应主动推广计算机知识与网络安全知识，使医院内部的所有工作人员都能拥有网络安全意识，并对安全隐患所带来的严重后果加以宣讲，同时增强计算机管理部门对网络安全的监管力度。
　　三、结语
　　档案管理信息化建设中信息化程度的高低既是对工作人员素质和能力的一种考验，又是对档案处理精益求精的具体体现，只有档案管理信息化水平提高了，才能真正达到服务社会的作用。但是从目前来看，由于种种因素导致我国档案管理信息化建设的进程较为缓慢。因此，档案管理人员必须从原因着手，采取一系列具有针对性的措施，做好档案信息化建设工作。
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