浅析机关档案信息化建设的现状与对策

　　【摘要】档案信息化建设是当今世界信息化深入发展背景下的产物，是电子政务建设的重要组成部分。作为档案事业重要构成之一的机关档案工作却存在诸多问题，不同程度地制约着机关工作的顺利开展。对此，本文分析了当前机关档案工作面临的问题，重点探讨了档案信息化建设的有效策略。
　　【关键词】机关档案；档案信息化；信息化建设
　　随着计算机档案管理软件与现代科学技术的发展和利用，档案工作步入了自动化与网络化的新阶段。档案作为我国社会主义事业发展和建设的重要构成部分，在我国国民经济、社会生活、社会文化等方面都占据着十分重要的地位。因此，机关档案工作需要转型升级，以适应和满足现代发展需求。
　　一、信息化对档案工作提出的新要求
　　新形势下，档案信息化要求档案管理从以实体为重心向以信息为重心转变；档案管理工作的定位不再是机关各项工作的终点，而是与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作；档案工作的管理范围从纸质档案扩展为各种不同载体的档案；管理对象从档案转变为信息；管理层次从档案目录管理升级为档案全文甚至全信息管理。档案信息化使传统的档案事业呈现出数据海量化、需求个性化的新面貌。因此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出档案工作的发展目标是“到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和‘五位一体’建设的档案事业发展体系。”
　　二、机关档案工作的现状
　　（一）档案收集方式单一。在当前的机关单位中，档案管理工作往往由档案管理部门负责，由于缺乏专业的培训和细致的讲解，一些机关档案工作，收集方式为“我指定，你存档”“谁存档，谁提供”的模式，多以部门为单位，缺乏灵活性和主动性。导致很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。
　　（二）档案信息化滞后。过去，档案管理局限在目录层面，档案形式以实体为主。尽管随着科技水平的发展，档案管理呈现电子化趋势，但所谓的档案管理电子化，只是简单机械地将档案标题、时间等信息录入到电脑或档案管理信息系统，并通过扫描形成电子档案。整个过程以手工劳动为主，费时费力，并且扫描形成的电子档案多以pdf或jpg格式，用户在对内容检索时仍存在不便。
　　（三）档案工作者对档案的研究缺乏。传统的档案工作程序主要是收集、整理、鉴定、录入、装盒、上架等，技术难度低，重复性强，但又琐碎繁杂，耗时耗力，让档案工作者无暇对档案的内容、价值进行钻研，对用户的需求进行研究，对机关工作动向及时掌握，因而工作缺乏创造性和活力，影响着机关档案工作的发展。
　　（四）机关各部门对档案工作的重视不够。档案工作作为机关内部的日常工作，因其效用滞后，不能引起其他部门的足够重视，加之档案工作本身的特性属于默默无闻、服务他人，久而久之便容易形成一种恶性循环，即机关档案的使用价值和使用率越来越低，机关各部门对档案工作的重视程度也越来越低。
　　三、档案信息化建设的策略
　　（一）丰富和优化档案资源建设。档案的收集和归档是档案管理工作的前提和基础，档案工作人员积极主动地通过多渠道、多途径收集档案信息资源，是新时代对机关档案工作提出的客观要求。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在丰富馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。整合信息资源，优化档案结构，变被动的档案提供者为主动的机关智库和参谋。社会信息化，必然导致信息资源数量的剧增和载体的多样化，从海量的信息资源中，得到有价值的档案，需要档案管理者对其进行研究、筛选、分析和整合。其中，建立档案专题目录是行之有效的方法之一。档案专题目录是检索工作的主要形式，以前，档案利用者通过检索工具，检索出的档案都未成体系，只单独发挥作用，利用者在使用时需要做大量的筛选和汇总工作，再加上对机关档案不熟悉，很可能错过有价值的档案。为了提高档案的利用率，充分挖掘档案的潜在价值，档案工作者应发挥优势，将具有相同或相关内容的档案整合汇编，形成专题，建立档案专题目录，供利用者检索使用，提高档案的利用率。研究档案信息资源，挖掘有价值的档案信息，将机械型劳动变为创作型工作。研究档案信息资源，主要是研究档案的内容和价值等。档案管理工作者应发挥专业优势及工作经验，了解和关注机关业务活动的动向，掌握机关业务活动，对其历史性、政治性、文化性做出客观综合的评价，为档案信息的探索开发选定方向。
　　（二）丰富和加强档案服务能力。服务工作是档案工作的出发点和归宿，是促进档案工作不断发展的内动力。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中指出档案工作的宗旨是“坚持以人为本、服务为先。把以人为本作为档案工作的核心，努力满足社会各方面对档案信息的利用需求，更好地为党和国家各项事业发展服务。”机关档案工作应秉承服务为先的原则，注重用户体验，不断探索适应当前时代要求的服务模式，推动机关档案工作科学、健康发展。Web2.0時代，档案信息化势不可挡，使得机关档案服务呈现出个性化、数字化、信息化和多样化的特征。服务手段由电脑pc端向手机移动端发展，服务平台由档案信息管理系统、云端、到app、公众号不断扩展、聚合。服务内容从借阅归还、打印复印到个性化推送、内容智能检索等不断丰富。服务模式由坐等用户上门，到主动为用户提供咨询、指导、利用等特色服务发展。机关档案工作在服务能力层面的提升，使机关档案工作展现出新的活力，一是便捷性提升。用户通过各种平台、pc或移动客户端，即可随时随地根据权限查看档案。二是时效性增强。通过办公自动化平台，用户对自身业务工作可进行一键上传操作，经过档案管理工作者审核后，方可形成机关档案。三是用户的个性化需求得到满足。档案工作人员可根据大数据，掌握用户的潜在需求，了解机关工作动向，从而完成相关档案资料的编辑汇总，最大限度满足用户需求。数字档案室建设蓬勃发展。2014年，国家档案局发布《数字档案室建设指南》，为机关档案工作开启了新篇章。《指南》指出数字档案室是“机关（团体和其他社会组织）在履行职能过程中，运用现代信息技术对机关电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过不同类型网路提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台”。较传统档案室相比，数字档案室具有以下特征，一是档案资源“数字”化；二是档案实体“虚拟化”；三是档案管理系统化；四是信息传递网络化；五是档案利用知识化。数字档案室的优势在于全程留痕，过程可查。遵从传统档案管理的体制、做法，从源头掌控档案的元数据、格式与品质等要素，通过一定的技术手段，对档案形成的每一步都存有依据，最大限度确保档案的真实性、完整性和安全性，这是传统档案存储所无法比拟的。鉴于数字档案室更有助于提升工作效率和改善服务方式，无疑更能满足信息时代对机关档案工作的要求，是机关档案工作发展的必然选择。
　　四、结束语
　　综上所述，机关档案信息化是机关档案事业发展的重要任务和不竭动力，只有顺应改革发展新趋势，积极探索，勇于创新，在档案信息平台建设、信息处理、互联互通、智能服务等方面全面突破，才能在当今信息化浪潮中找准方向，走在时代前列。
　　【参考文献】
　　[1]黄敏.档案信息化建设与复合型人才[J].信息化建设， 2015（08）.
　　[2]张艳辉.浅谈档案的信息化及安全性问题[J].黑龙江科技信息，2016（09）.

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